Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement de fin de mois avec QuickBooks Online (QBO)

Ce guide explique comment effectuer le rapprochement de fin de mois en utilisant les comptes d’entreprise Float avec QuickBooks Online (QBO).

Il se décompose ainsi :

• Ce que Float crée automatiquement dans QBO

• Ce qui ne s’exporte pas et doit être enregistré manuellement

• Comment utiliser vos relevés Float pour rapprocher votre compte de compensation

L’objectif est de vous fournir un processus clair et reproductible pour la clôture de vos livres chaque mois.

Comment Float se connecte à QBO

Une fois connecté à QBO, Float envoie directement vos activités de dépenses approuvées dans votre grand livre. Float utilise un compte de compensation Float, qui devrait être configuré comme un compte d’actif dans QBO.

Ce compte de compensation représente le solde détenu dans votre compte d’entreprise Float et est rapproché à l’aide de vos relevés Float.

Ce que Float exporte automatiquement vers QBO

Float exporte les activités conformes depuis Comptabilité > Exportation des transactions. Chaque exportation crée des types d’écritures spécifiques dans QBO.

Transactions par carte:

• Exporté vers QBO en tant que Dépense
• Comprend : codes du grand livre, fournisseurs, codes de taxe, champs personnalisés, lignes fractionnées et pièces justificatives jointes
• Impact comptable :
  • Débit Dépense
  • Crédit Compte de compensation Float
• Ces écritures diminuent le solde de votre compte de compensation Float dans QBO

Factures & paiements de factures :

• Les factures créées dans Float s’exportent automatiquement vers QBO en tant que facture impayée
  • Impact comptable :
    • Débit Dépense
    • Crédit Comptes fournisseurs
  • La création d’une facture n’affecte pas votre compte de compensation Float tant que la facture n’est pas payée
• Lorsqu’une facture est payée via Float et exportée, elle crée une écriture de Paiement de facture dans QBO
  • Impact comptable :
    • DébitComptes fournisseurs
    • Crédit Compte de compensation Float

Remboursements:

• Les remboursements approuvés sont exportés vers QBO en tant que Dépense
  • Impact comptable :
    • Débit Dépense
    • Crédit Remboursements à payer
  • Cela enregistre la dette envers l’employé
• Les remboursements payés via Float sont exportés en tant que Facture payée
  • Impact comptable :
    • DébitRemboursements à payer
    • Crédit Compte de compensation Float

Ce que Float n’exporte pas vers QBO

Certaines activités ne se synchronisent jamais automatiquement et doivent être saisies manuellement à l’aide de vos relevés Float. 

Les éléments qui ne s’exportent pas automatiquement sont les suivants :

• Transferts de fonds vers Float

• Retraits depuis Float

• Conversions de devises

• Paiements reçus dans les comptes d’entreprise Float

• Remboursements et factures « marqués comme payés » dans Float, mais payés en dehors de Float

Utilisation des relevés Float pour le rapprochement

Vos relevés de compte d’entreprise Float incluent :

• Soldes d’ouverture et de clôture
• Toutes les transactions par carte
• Tous les paiements de factures et de remboursements
• Tous les éléments non exportés (c.-à-d. transferts de fonds, retraits, conversions de devises, paiements reçus dans les comptes d’entreprise Float)

Puisque les relevés incluent chaque mouvement affectant le solde, ils doivent être utilisés pour rapprocher votre compte de compensation Float.

Flux de travail recommandé pour la fin de mois

Étape 1 : Télécharger les relevés

1. Allez dans Comptes > Relevés
2. Choisissez entre le téléchargement CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger CSV/PDF

Veuillez noter : Les relevés sont disponibles par devise et par compte. Si vous utilisez à la fois CAD & USD, vous devrez télécharger ces relevés séparément.

Étape 2 : Vérifier & exporter les transactions

1. Accédez à Comptabilité > Exportation des transactions
2. Passez en revue les transactions et assurez-vous que toutes les informations requises sont incluses avant l’exportation (c.-à-d. vérifier le codage, s’assurer que les reçus ne manquent pas, valider les codes de taxe, confirmer les fournisseurs et les champs personnalisés)

Pour plus d’informations sur l’exportation des transactions, veuillez consulter cet article : Aperçu de l’exportation des transactions

Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés

1. À l’aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne s’exportent pas automatiquement :
   • Transferts de fonds / Approvisionnements
   • Retraits
   • Conversions de devises
   • Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
   • Remboursements / factures "marqués comme payés" dans Float mais payés en dehors de Float

Étape 4 : Rapprocher le compte de compensation Float

Faites correspondre le solde dans votre système comptable avec le solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.

Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture

Une fois que tous les exports et ajustements manuels sont enregistrés, votre compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture indiqué sur votre relevé. 

En cas d’écarts, vérifiez les points suivants :

• Transferts de fonds manquants
• Remboursement ou crédit non enregistré
• Un transfert enregistré sur un seul compte
• Mouvements de change non reflétés