Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement de fin de mois avec QuickBooks Online (QBO)

Ce guide explique comment effectuer le rapprochement de fin de mois lorsque vous utilisez les comptes d'affaires Float avec QuickBooks Online (QBO).

Il présente en détail :

• Ce que Float crée automatiquement dans QBO
• Ce qui ne s'exporte pas et doit être enregistré manuellement
• Comment utiliser vos relevés Float pour rapprocher votre compte de compensation

L'objectif est de vous offrir un processus clair et reproductible pour clôturer vos livres chaque mois.

Comment Float se connecte à QBO

Une fois connecté à QBO, Float envoie l'activité de dépense approuvée directement dans votre grand livre général. Float utilise un compte de compensation Float, qui devrait être configuré comme un compte d'actif dans QBO.

Ce compte de compensation représente le solde détenu dans votre compte d'affaires Float, et est rapproché à l'aide de vos relevés Float.

Ce que Float exporte automatiquement vers QBO

Float exporte l'activité conforme à partir de Comptabilité > Exportation des opérations. Chaque exportation crée des types d'écriture précis dans QBO.

Opérations par carte :

• Exportée vers QBO comme une dépense
• Comprend : les codes GL, les fournisseurs, les codes de taxe, les champs personnalisés, les lignes fractionnées et les pièces jointes de reçus
• Effet comptable :
  • Débit Dépense
  • Crédit Compte de compensation Float
• Ces écritures réduisent le solde de votre compte de compensation Float dans QBO

Factures & paiements de factures :

• Les factures créées dans Float s’exportent automatiquement vers QBO en tant que facture impayée
  • Impact comptable :
    • Débit Dépense
    • Crédit Comptes fournisseurs
  • La création d’une facture n’affecte pas votre compte de compensation Float tant que la facture n’est pas payée
• Lorsqu’une facture est payée via Float et exportée, elle crée une écriture de Paiement de facture dans QBO
  • Impact comptable :
    • DébitComptes fournisseurs
    • Crédit Compte de compensation Float

Remboursements:

• Les remboursements approuvés sont exportés vers QBO en tant que Dépense
  • Impact comptable :
    • Débit Dépense
    • Crédit Remboursements à payer
  • Cela enregistre la dette envers l’employé
• Les remboursements payés via Float sont exportés en tant que Facture payée
  • Impact comptable :
    • DébitRemboursements à payer
    • Crédit Compte de compensation Float

Ce que Float n’exporte pas vers QBO

Certaines activités ne se synchronisent jamais automatiquement, et doivent être enregistrées manuellement à l'aide de vos relevés Float.

Les éléments qui ne s'exportent pas automatiquement sont les suivants :

• Les transferts de financement vers Float
• Les retraits de Float
• Les conversions de devises
• Les paiements reçus dans les comptes d'affaires Float
• Les remboursements de dépenses et factures « marqués comme payés » dans Float et payés à l'extérieur de Float

Utilisation des relevés Float pour le rapprochement

Vos relevés de compte d'affaires Float comprennent :

• Les soldes d'ouverture et de clôture
• Toutes les opérations par carte
• Tous les paiements de factures et de remboursement de dépenses
• Tous les éléments non exportés (c.-à-d. les transferts de financement, les retraits, les conversions de devises, les paiements reçus dans les comptes d'affaires Float)

Puisque les relevés comprennent chaque mouvement modifiant le solde, ils devraient être utilisés pour rapprocher votre compte de compensation Float.

Flux de travail recommandé pour la fin de mois

Étape 1 : Télécharger les relevés

1. Allez dans Comptes > Relevés
2. Choisissez entre le téléchargement CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger CSV/PDF

Veuillez noter : Les relevés sont disponibles par devise et par compte. Si vous utilisez à la fois CAD & USD, vous devrez télécharger ces relevés séparément.

Étape 2 : réviser et exporter les opérations

1. Accédez à Comptabilité > Exportation des opérations
2. Révisez les opérations et assurez-vous que tous les renseignements requis sont inclus avant l'exportation (c.-à-d. révisez le codage, vérifiez les reçus manquants, validez les codes de taxe, confirmez les fournisseurs et les champs personnalisés (classes QBO, clients et projets QBO, et emplacements QBO))

Pour en savoir plus sur l'exportation des opérations, veuillez consulter cet article : Aperçu de l’exportation des opérations

Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés

À l’aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne s’exportent pas automatiquement :

• Transferts de fonds et approvisionnements
• Retraits
• Conversions de devises
• Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
• Remboursements et factures « marquées comme réglées » dans Float, mais réglées en dehors de Float

Étape 4 : Rapprocher le compte de compensation Float

Faites correspondre le solde dans votre système comptable avec le solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.

Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture

Une fois toutes les exportations et les ajustements manuels enregistrés, votre compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture de votre relevé.

S'il y a des écarts, vérifiez les éléments suivants :

• Des entrées de financement manquantes
• Un remboursement ou un crédit n'a pas été ajouté
• Un transfert n'est enregistré que d'un côté
• Les mouvements de change ne sont pas reflétés