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Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement de fin de mois avec Xero

  • Mise à jour

Ce guide explique comment effectuer le rapprochement de fin de mois lors de l’utilisation des comptes d’entreprise Float avec Xero.

Il se décompose ainsi :

  • Ce que Float crée automatiquement dans Xero

  • Ce qui ne s’exporte pas et doit être enregistré manuellement

  • Comment utiliser vos relevés Float pour le rapprochement de votre compte de provisoire

L’objectif est de vous fournir un processus clair et reproductible pour la clôture de vos comptes chaque mois.

 

Comment Float se connecte à Xero

Lorsque Float est connecté à NetSuite, Float exporte les activités approuvées sous forme d’écritures comptables. Ces écritures sont enregistrées dans un compte provisoire Float, qui doit être configuré comme un compte d’actif.

Votre compte provisoire Float indique le solde détenu dans votre compte d’entreprise Float et le rapprochement le concernant est fait à l’aide de vos relevés Float.

 

Ce que Float exporte automatiquement vers Xero

Float exporte les activités conformes depuis Comptabilité > Exportation des transactions. Chaque exportation crée des types d’écritures spécifiques dans Xero.

Transactions par carte:

  • S’exporte vers Xero en tant que dépense
  • Inclut : les codes du GL, les fournisseurs, les codes fiscaux, les champs personnalisés, les rubriques et les reçus joints
  • Impact comptable :
    • Débit Dépense
    • Crédit Compte provisoire Float
  • Ces écritures diminuent le solde de votre compte provisoire Float dans Xero

Factures et paiements de factures :

  • Les factures créées dans Float sont automatiquement exportées vers Xero en tant que factures non réglées
    • Impact comptable :
      • Débit Dépense
      • Crédit Comptes fournisseurs
    • La création d’une facture n’affecte pas votre compte provisoire Float tant que la facture n’est pas réglée
  • Lorsqu’une facture est réglée par l’intermédiaire de Float et exportée, elle crée une écriture de Paiement de facture dans Xero
    • Impact comptable :
      • Débit Comptes fournisseurs
      • Crédit Compte provisoire Float

Remboursements:

  • Tout remboursement approuvé est exporté vers Xero en tant que Dépense
    • Impact comptable :
      • Débit Dépense
      • Crédit Remboursements à payer
    • Cela enregistre la dette envers l’employé
  • Un remboursement payé par l’intermédiaire de Float est exporté en tant que Facture réglée
    • Impact comptable :
      • Débit Remboursements à payer
      • Crédit Compte provisoire Float

 

Ce que Float n’exporte pas vers Xero

Certaines activités ne se synchronisent jamais automatiquement et doivent être saisies manuellement à l’aide de vos relevés Float. 

Les éléments qui ne s’exportent pas automatiquement sont les suivants :

  • Transferts de fonds dans Float

  • Retrait de fonds de Float

  • Conversions de devises

  • Paiements reçus dans les comptes d’entreprise Float

  • Remboursements et factures « marqués comme non réglées » dans Float, mais réglées en dehors de Float

 

Utilisation des relevés Float pour le rapprochement

Vos relevés de compte d’entreprise Float incluent :

  • Soldes d’ouverture et de clôture
  • Toutes les transactions par carte
  • Tous les paiements de factures et de remboursements
  • Tous les éléments non exportés (c.-à-d. virements de fonds, retraits, conversions de devises, paiements reçus dans les comptes d’entreprise Float)

Puisque les relevés incluent chaque opération affectant le solde, ils doivent être utilisés pour le rapprochement de votre compte provisoire Float.

 

Flux de travail recommandé à la fin du mois

Étape 1 : Télécharger les relevés

  1. Allez dans Comptes > Relevés
  2. Choisissez entre le téléchargement au format CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger le fichier CSV/PDF

Veuillez noter : les relevés sont disponibles par devise et par compte. Si vous utilisez à la fois le $ CA et le $ US, vous devez télécharger des relevés séparément.

 

Étape 2 : Vérifier et exporter les transactions

  1. Accédez à Comptabilité > Exportation des transactions
  2. Passez en revue les transactions et assurez-vous que tous les renseignements requis sont inclus avant l’exportation (c.-à-d. vérifier le codage, s’assurer que les reçus ne manquent pas, valider les codes fiscaux, confirmer les fournisseurs et les champs personnalisés)

Pour plus de renseignements sur l’exportation des transactions, veuillez consulter cet article : Aperçu de l’exportation des transactions

 

Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés

  1. À l’aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne sont pas exportés automatiquement :
    • Transferts de fonds et approvisionnements
    • Retraits
    • Conversions de devises
    • Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
    • Remboursements et factures « marquées comme réglées » dans Float, mais réglées en dehors de Float

 

Étape 4 : Rapprochement du compte provisoire Float

Faites correspondre le solde dans votre système comptable avec le solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.

 

Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture

Une fois que toutes les exportations et les ajustements manuels sont enregistrés, le solde de votre compte provisoire Float doit correspondre exactement au solde de clôture indiqué dans votre relevé. 

En cas d’écarts, vérifiez les points suivants :

  • Écritures d’approvisionnement manquantes
  • Remboursement ou crédit non ajouté
  • Un virement enregistré sur un seul compte
  • Mouvements de conversion de devise non reflétés

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