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Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement de fin de mois avec Xero

  • Mise à jour

Ce guide explique comment effectuer le rapprochement de fin de mois lorsque vous utilisez les comptes d'affaires Float avec Xero.

Il présente en détail :

  • Ce que Float crée automatiquement dans Xero
  • Ce qui ne s'exporte pas et doit être enregistré manuellement
  • Comment utiliser vos relevés Float pour rapprocher votre compte de compensation

L'objectif est de vous offrir un processus clair et reproductible pour clôturer vos livres chaque mois.

 

Aperçu du guide

Comment Float se connecte à Xero

Ce que Float exporte automatiquement vers Xero :

Ce que Float n'exporte pas vers Xero

Utiliser les relevés Float pour le rapprochement

Processus de fin de mois recommandé :

  1. Télécharger les relevés
  2. Réviser et exporter les opérations
  3. Enregistrer les éléments non exportés
  4. Rapprocher le compte de compensation Float
  5. Confirmer votre solde de clôture

 

Comment Float se connecte à Xero

Lorsque Float est connecté à NetSuite, il exporte les activités approuvées sous forme d'entrées de factures ou notes de crédit. Ces écritures sont enregistrées dans un compte provisoire Float, qui doit être configuré comme un compte d’actif.

Votre compte provisoire Float indique le solde détenu dans votre compte d’entreprise Float et le rapprochement le concernant est fait à l’aide de vos relevés Float.

 

Ce que Float exporte automatiquement vers Xero

Float exporte l'activité conforme à partir de Comptabilité > Exportation des opérations. Chaque exportation crée des types d'écriture précis dans Xero.

Opérations par carte :

  • Exportée vers Xero comme une écriture de facture ou de note de crédit
  • Comprend : les codes GL, les fournisseurs, les codes de taxe, les champs personnalisés, les lignes fractionnées et les pièces jointes de reçus
  • Effet comptable :
    • Débit Dépense
    • Crédit Compte de compensation Float
  • Ces écritures réduisent le solde de votre compte de compensation Float dans Xero

 

Factures et paiements de factures :

  • Les factures créées dans Float sont automatiquement exportées vers Xero en tant que factures non réglées
    • Impact comptable :
      • Débit Dépense
      • Crédit Comptes fournisseurs
    • La création d’une facture n’affecte pas votre compte provisoire Float tant que la facture n’est pas réglée
  • Lorsqu’une facture est réglée par l’intermédiaire de Float et exportée, elle crée une écriture de Paiement de facture dans Xero
    • Impact comptable :
      • Débit Comptes fournisseurs
      • Crédit Compte provisoire Float

 

Remboursements:

  • Tout remboursement approuvé est exporté vers Xero en tant que Dépense
    • Impact comptable :
      • Débit Dépense
      • Crédit Remboursements à payer
    • Cela enregistre la dette envers l’employé
  • Un remboursement payé par l’intermédiaire de Float est exporté en tant que Facture réglée
    • Impact comptable :
      • Débit Remboursements à payer
      • Crédit Compte provisoire Float

 

Ce que Float n’exporte pas vers Xero

Certaines activités ne se synchronisent jamais automatiquement, et doivent être enregistrées manuellement à l'aide de vos relevés Float.

Les éléments qui ne s'exportent pas automatiquement sont les suivants :

  • Les transferts de financement vers Float
  • Les retraits de Float
  • Les conversions de devises
  • Les paiements reçus dans les comptes d'affaires Float
  • Les remboursements de dépenses et factures « marqués comme payés » dans Float et payés à l'extérieur de Float

 

Utilisation des relevés Float pour le rapprochement

Vos relevés de compte d'affaires Float comprennent :

  • Les soldes d'ouverture et de clôture
  • Toutes les opérations par carte
  • Tous les paiements de factures et de remboursement de dépenses
  • Tous les éléments non exportés (c.-à-d. les transferts de financement, les retraits, les conversions de devises, les paiements reçus dans les comptes d'affaires Float)

Puisque les relevés comprennent chaque mouvement modifiant le solde, ils devraient être utilisés pour rapprocher votre compte de compensation Float.

 

Processus de fin de mois recommandé

Étape 1 : Télécharger les relevés

  1. Allez dans Comptes > Relevés
  2. Choisissez entre le téléchargement au format CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger le fichier CSV/PDF

Veuillez noter : les relevés sont offerts par devise, par compte. Si vous utilisez à la fois le CAD et le USD, vous devrez télécharger ces relevés séparément.

 

Étape 2 : réviser et exporter les opérations

  1. Accédez à Comptabilité > Exportation des opérations
  2. Révisez les opérations et assurez-vous que tous les renseignements requis sont inclus avant l'exportation (c.-à-d. révisez le codage, vérifiez les reçus manquants, validez les codes de taxe, confirmez les fournisseurs et les champs personnalisés)

Pour en savoir plus sur l'exportation des opérations, veuillez consulter cet article : Aperçu de l’exportation des opérations

 

Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés

  • À l'aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne s'exportent pas automatiquement :
    • Financement/virements automatiques
    • Retraits
    • Conversions de devises
    • Fonds reçus dans les comptes d'affaires Float
    • Remboursements de dépenses/factures « marqués comme payés » dans Float et payés à l'extérieur de Float

 

Étape 4 : Rapprochement du compte provisoire Float

Faites correspondre le solde dans votre système comptable avec le solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.

 

Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture

Une fois toutes les exportations et les ajustements manuels enregistrés, votre compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture de votre relevé.

S'il y a des écarts, vérifiez les éléments suivants :

  • Des entrées de financement manquantes
  • Un remboursement ou un crédit n'a pas été ajouté
  • Un transfert n'est enregistré que d'un côté
  • Les mouvements de change ne sont pas reflétés

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