Float offre aux administrateurs et gestionnaires des outils flexibles pour gérer les dépenses de l'entreprise avant, pendant et après qu'elles surviennent. Comprendre comment les politiques d'approbation, les politiques de soumission et les politiques d'examen des opérations fonctionnent ensemble est essentiel pour établir des contrôles efficaces, sans ralentir les équipes.
Chaque type de politique sert un objectif différent dans le cycle de vie des dépenses :
1. Politiques d'approbation : contrôle avant la dépense
Les politiques d'approbation sont utilisées pour contrôler les dépenses avant qu'elles surviennent. Vous pouvez créer des politiques d'approbation pour les nouvelles demandes de carte et de limite, les demandes de remboursement de dépenses et les soumissions de paiement facture. Cela garantit que les demandes sont approuvées avant que les fonds soient rendus disponibles.
Ces politiques définissent qui doit approuver les demandes de carte ou de limite, selon des conditions comme :
- Équipe
- Montant de la dépense
- Type de demande (récurrente ou temporaire)
Par exemple : vous pouvez configurer une politique où toute demande de déplacement de plus de 2 000 $ provenant de l'équipe des ventes nécessite l'approbation d'un directeur et d'un gestionnaire des finances.
Les chaînes d'approbation peuvent être simples ou comporter plusieurs étapes, et peuvent inclure :
- Approbateurs fixes (personnes précises)
- Approbateurs dynamiques (selon le gestionnaire ou le service du demandeur)
Une fois une demande approuvée, l'utilisateur peut accéder à sa carte ou à sa limite, et effectuer des achats.
Apprenez comment créer des politiques d'approbation en consultant l'article Aperçu et configuration des politiques d'approbation.
2. Politiques de soumission : garantir la soumission des détails requis
Les politiques de soumission définissent les renseignements que les utilisateurs doivent soumettre après avoir effectué une opération par carte.
Vous pouvez exiger :
- Reçus
- Descriptions
- Nom du fournisseur
- Codes GL
- Champs personnalisés (comme client ou projet)
- Codes de taxe
Les administrateurs peuvent choisir le niveau de rigueur de la politique. Par exemple, vous pourriez verrouiller automatiquement les cartes si les utilisateurs manquent un nombre défini de soumissions.
Ces politiques aident à garder vos rapports propres et exacts, particulièrement lors de la synchronisation avec votre intégration comptable.
Apprenez comment créer des politiques de soumission en consultant l'article Création et modification des politiques de soumission.
3. Politiques d'examen des opérations : examiner les dépenses après qu'elles surviennent
Les politiques d'examen des opérations permettent aux gestionnaires et administrateurs d'examiner les opérations réglées, une fois la dépense survenue.
Vous pouvez configurer des règles pour déclencher des examens, selon :
- Montant de l'opération
- Équipe
Ces examens sont effectués une fois l'opération réglée, et sont distincts des tâches de soumission. Les gestionnaires peuvent examiner et approuver des opérations directement dans Float, ce qui aide à détecter des habitudes de dépense inhabituelles, ou à garantir la conformité aux politiques.
Remarque : les remboursements, les frais en attente et les crédits ne sont pas inclus dans les processus d'examen.
Apprenez comment créer des politiques d'examen des opérations en consultant l'article Configurer les politiques d'examen des opérations.