Les politiques d'approbation des remboursements de dépenses vous permettent de définir la façon dont les rapports de remboursement de dépenses sont acheminés pour approbation dans votre organisation. Ces politiques garantissent que les rapports suivent un processus d'approbation structuré, qui peut être personnalisé selon les besoins précis de votre équipe.
Vous pouvez créer plusieurs politiques d'approbation personnalisées et adapter le flux d'approbation à différentes équipes et au montant demandé.
Veuillez noter : la création de plusieurs politiques d'approbation est offerte uniquement aux clients ayant les abonnements Professionnel et Entreprise. Les clients ayant l’abonnement Essentiel disposent d'une seule politique d'approbation modifiable.
Créer une politique d'approbation des remboursements de dépenses
Plusieurs politiques d'approbation des remboursements de dépenses sont offertes uniquement aux clients ayant les abonnements Professionnel et Entreprise. Consultez les étapes ci-dessous pour créer une politique d'approbation des remboursements de dépenses.
Comment créer des politiques d'approbation des remboursements de dépenses personnalisées :
- Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > Remboursements de dépenses
- Cliquez sur « + Ajouter une politique d'approbation » dans le coin supérieur droit > un menu contextuel s'ouvrira à droite de votre écran
- Entrez un nom de politique (p. ex. Frais de déplacement), ajoutez une description et attribuez la politique à une équipe
- Ajoutez des approbateurs
- La première étape d'approbation s'applique par défaut aux remboursements de dépenses à partir de 0 $. Vous pouvez ajouter des niveaux supplémentaires qui s'appliquent de façon conditionnelle selon le montant du remboursement. Par exemple, vous pouvez ajouter un deuxième approbateur pour les rapports dépassant 100 $.
- Pour ajouter une étape d'approbation supplémentaire, cliquez sur « Ajouter un niveau », définissez le seuil de montant et sélectionnez un ou plusieurs approbateurs pour cette étape.
- Cliquez sur « Créer »
- Lorsqu'un utilisateur faisant partie d'une équipe soumet un rapport de remboursement de dépenses, il peut sélectionner la politique de son équipe afin de suivre la politique d'approbation établie pour cette équipe en particulier.
Modifier une politique d'approbation des remboursements de dépenses
La politique d'approbation des remboursements de dépenses par défaut s'applique automatiquement à tous les utilisateurs de Float, à moins qu'une politique n'ait été créée pour leur équipe précise. Les clients ayant l’abonnement Essentiel sont limités à cette seule politique d'approbation des remboursements de dépenses modifiable.
Les clients ayant les abonnements Professionnel et Entreprise pourront modifier autant la politique d'approbation des remboursements de dépenses par défaut que toute politique additionnelle créée.
Comment modifier une politique d'approbation des remboursements de dépenses
- Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > Remboursements de dépenses > Politique de remboursement personnel par défaut
- Cliquez sur « Modifier » sous la colonne Action
- Ajoutez ou retirez des approbateurs en suivant les mêmes étapes que pour la création d'une politique d'approbation ci-dessus
- Cliquez sur « Sauvegarder »
Modifications de la politique : les modifications apportées à une politique d'approbation existante s'appliqueront uniquement aux nouveaux rapports de remboursement de dépenses. Les rapports soumis avant l'enregistrement des modifications suivront le flux d'approbation précédent.
Approbations automatiques
Les approbations automatiques se produisent lorsqu'une demande de remboursement de dépenses est soumise et qu'elle est approuvée automatiquement sans qu'aucune action ne soit requise de la part d'un autre utilisateur.
Les demandes de remboursement de dépenses seront approuvées automatiquement dans l'une ou l'autre des situations suivantes :
- Le demandeur est aussi l'approbateur : si le demandeur est le seul approbateur inscrit dans une politique d'approbation (comme la « politique d'approbation par défaut »), toute demande qu'il soumet sera approuvée automatiquement.
- Le demandeur est l'un des nombreux approbateurs à la même étape : si le demandeur est l'un des nombreux approbateurs à une même étape (p. ex. les employés A, B et C sont tous des approbateurs de premier niveau, et l'employé A soumet une demande), celle-ci sera approuvée automatiquement puisqu'il figure lui-même comme approbateur à cette étape.
- Le demandeur est à la fois membre de l'équipe et gestionnaire de l'équipe : si une personne est désignée comme approbateur pour sa propre équipe tout en en étant membre, ses demandes soumises sous cette équipe seront approuvées automatiquement.
- Aucun approbateur n'est défini dans la politique d'approbation par défaut : si une demande de remboursement de dépenses est soumise et qu'aucun approbateur n'est défini dans la politique d'approbation par défaut, la demande sera approuvée automatiquement, puisqu'il n'y a personne à qui l'envoyer.