Les politiques de soumission aident votre entreprise à recueillir les bons renseignements sur chaque opération. Elles garantissent que les titulaires de carte incluent les détails dont les équipes des finances ont besoin, pour un codage, un examen et des rapports adéquats — comme les reçus, descriptions, codes GL ou noms de fournisseurs.
Qu'est-ce qu'une politique de soumission?
Une politique de soumission est un ensemble de règles défini par vos administrateurs Float, qui s'applique aux opérations de carte. Elle détermine :
- Quels renseignements sont requis sur chaque opération (p. ex., reçu, description, code GL)
- Quand une opération est considérée conforme ou non conforme
- Si une carte devrait être automatiquement verrouillée, si trop d'opérations manquent de détails requis
Les politiques de soumission peuvent varier selon l'équipe, le service ou le type de dépense. Par exemple, votre organisation pourrait utiliser des politiques différentes pour les déplacements, l'intégration ou les achats d'équipement.
Pour en savoir plus sur la restriction des codes GL, fournisseurs et champs personnalisés, consultez : Restrictions des champs de la politique de soumission
Qui définit et applique les politiques de soumission?
Seuls les administrateurs Float (habituellement des services des finances, des RH ou des TI) peuvent créer et gérer les politiques de soumission. Une politique est appliquée à une carte, soit :
- automatiquement lorsqu'un administrateur émet une nouvelle carte, ou
- sélectionnée manuellement par le dépensier (si votre organisation utilise plusieurs politiques et permet le choix de l'utilisateur)
Plusieurs politiques de soumission ne sont offertes qu'avec l'abonnement Professionnel de Float. Si vous avez l'abonnement Essentiel, votre compte utilisera une seule politique par défaut.
Que se passe-t-il si une opération ne respecte pas la politique?
Les opérations manquant de renseignements requis seront marquées comme non conformes. Les dépensiers les verront signalées dans leur tableau de bord Float, et pourraient être invités à compléter les détails manquants.
Une fois qu'un utilisateur atteint la limite d'opérations non conformes définie dans la politique de soumission, sa carte est verrouillée automatiquement, ou si la politique a l'option « période de grâce (jours) » activée, elle se verrouille automatiquement une fois le nombre de jours de période de grâce atteint. Pour en savoir plus, consultez : Pourquoi ma carte est-elle verrouillée pour violation de la politique de conformité des dépenses, et comment puis-je la déverrouiller
Comment puis-je voir quelle politique est appliquée à une carte?
Les dépensiers peuvent consulter la politique de soumission active depuis la page Cartes :
- Accédez à Cartes > utilisez les filtres pour repérer la carte > sélectionnez la carte
- À droite, sous Paramètres de la carte, recherchez la politique de soumission
- Cliquez sur le nom de la politique pour consulter les détails requis pour la conformité
Comment puis-je voir quelle politique est appliquée à une carte? (application mobile)
Les dépensiers peuvent consulter la politique de soumission active dans l'application mobile Float, depuis la page d'accueil :
- Ouvrez l'application mobile Float
- Touchez l'icône Accueil dans le coin inférieur gauche de la barre de navigation
- Repérez et touchez la carte pour ouvrir sa vue détaillée
- Touchez Politique de soumission sous la carte, pour consulter les détails requis pour la conformité
À quoi ressemble une opération conforme?
Chaque opération affiche un statut de conformité :
- Icône bleue : conforme (tous les détails requis sont complétés)
- Icône grise : non conforme (des champs requis manquent toujours)
Pour rester conforme, assurez-vous de soumettre tous les détails requis sur vos opérations dès que possible, puisque la politique entre en vigueur une fois que les opérations passent de « en attente » à « comptabilisée ».