Les politiques de soumission aident à faire respecter la collecte de renseignements requis sur les opérations de carte. Elles sont suffisamment flexibles pour s'adapter à différents types de dépenses — comme les déplacements, l'intégration ou les achats propres à une équipe — et jouent un rôle essentiel dans le maintien de dossiers exacts et de la conformité.
Cet article explique comment les administrateurs peuvent créer, mettre à jour, assigner ou supprimer des politiques de soumission dans Float.
Aperçu du guide
Créer une politique de soumission
Définir les règles de conformité (verrouillage automatique des cartes)
Modifier une politique de soumission existante
Supprimer une politique de soumission
Sélectionner une politique lors de l'émission d'une carte
Changer la politique sur une carte existante
Notifications liées aux politiques de soumission
Créer une politique de soumission
Pour créer une nouvelle politique :
- Accédez à Paramètres (en bas à gauche dans la barre latérale)
- Sélectionnez Politiques de soumission
- Cliquez sur Créer une nouvelle politique
- Saisissez un nom et une description pour la politique.
- La description aide les dépensiers à choisir la bonne politique, lors de la soumission d'une demande de dépense.
- Configurez les paramètres de champ d'opération pour chaque champ (comme Reçu, Description, Fournisseur, Code GL) :
- Requis — doit être complété pour que l'opération soit conforme
- Non requis — optionnel pour le dépensier
- Masqué — non visible ni requis
- Vous pouvez également restreindre les codes GL, fournisseurs, codes de taxe ou options de champs personnalisés disponibles. Pour en savoir plus, consultez : Restrictions des champs de la politique de soumission.
- (Optionnel) Définissez des seuils de montant pour les champs requis. Par exemple, n'exigez un reçu que pour les opérations dépassant 100 $.
- Configurez les règles de conformité (voir la section suivante)
- Cliquez sur Sauvegarder la politique
Définir les règles de conformité (verrouillage automatique des cartes)
Vous pouvez définir des règles qui verrouillent automatiquement une carte, si elle dépasse un nombre d'opérations non conformes.
- Dans la section Conformité de la carte, activez « Verrouiller automatiquement cette carte en cas de violation de politique »
- Saisissez le nombre maximal de violations autorisées avant que la carte soit mise en pause
- [Optionnel] ajoutez une période de grâce, en jours, pour déterminer quand une opération non conforme sera comptée pour le verrouillage automatique d'une carte
- Cliquez sur Sauvegarder la politique
Remarques sur la période de grâce :
- La période de grâce correspond au nombre de jours civils avant qu'une violation de dépense n'entre en vigueur
- Pendant la période de grâce, les violations ne comptent pas dans les seuils de verrouillage de carte
Exemple : un dépensier effectue un achat à 9 h le jeudi. Sa carte a une politique de soumission avec une période de grâce de 3 jours, ce qui signifie qu'il a 3 jours à partir du moment de l'achat pour ajouter tous les éléments de codage requis (comme les reçus, codes GL ou champs personnalisés) à l'opération.
Dans ce cas, le dépensier a jusqu'à 9 h le dimanche pour compléter cela. Si les éléments requis n'ont pas été ajoutés d'ici là, l'opération sera marquée comme non conforme, et enregistrée comme une violation.
Modifier une politique de soumission existante
- Accédez à Paramètres > Politiques de soumission
- Cliquez sur la politique que vous souhaitez modifier
- Apportez vos changements
- Cliquez sur Sauvegarder la politique
Les changements s'appliqueront à toutes les cartes utilisant actuellement cette politique.
Supprimer une politique de soumission
- Accédez à Paramètres > Politiques de soumission
- Cliquez sur la politique que vous souhaitez supprimer
- Faites défiler vers le bas, et cliquez sur Supprimer
- Sélectionnez une politique de remplacement pour toute carte utilisant actuellement la politique que vous supprimez
- Cliquez sur « Supprimer et remplacer ». Cette action ne peut pas être annulée.
Sélectionner une politique lors de l'émission d'une carte
Lors de la demande, création ou approbation d'une carte :
- Si votre organisation a plusieurs politiques, on vous demandera de sélectionner la bonne
- Si les dépensiers sont autorisés à choisir, ils verront les descriptions de politique que vous avez définies
La politique sélectionnée s'appliquera à toutes les futures opérations sur cette carte, jusqu'à ce qu'elle soit changée.
Changer la politique sur une carte existante
Les administrateurs et gestionnaires peuvent mettre à jour la politique de soumission pour toute carte :
- Accédez à Cartes > utilisez les filtres pour repérer la carte > sélectionnez la carte
- Dans les paramètres de la carte, cliquez sur la politique de soumission actuelle
- Choisissez la nouvelle politique
- Cliquez sur Confirmer
Notifications liées aux politiques de soumission
Des notifications sont envoyées au dépensier dans les scénarios suivants liés aux politiques de soumission :
- La carte est verrouillée en raison d'un nombre de violations de politique dépassant le montant autorisé
- La carte est déverrouillée lorsqu'un dépensier résout les violations de politique en complétant les champs requis
- La politique a été mise à jour (pour les titulaires de carte)
- Une opération est en violation d'une politique