Création et modification des politiques de soumission

Les politiques de soumission permettent de faire respecter la collecte des renseignements requis sur les transactions par carte. Elles sont suffisamment flexibles pour pouvoir correspondre à différents types de dépenses (p. ex. déplacements, intégration ou achats effectués par une équipe spécifique) et jouent un rôle essentiel dans le maintien de registres précis et la conformité.

Cet article explique comment les administrateurs peuvent créer, mettre à jour, attribuer ou supprimer des politiques de demande dans Float.

Créer une politique de demande
Définir les règles de conformité (mise en pause automatique des cartes)
Modifier une politique de demande existante
Supprimer une politique de demande
Sélectionner une politique lors de l’émission d’une carte
Modifier la politique concernant une carte existante
Notifications liées aux politiques de demande

Création d’une politique de soumission

Pour créer une nouvelle politique :

1. Allez dans Paramètres (en bas à gauche dans la barre latérale)
   

2. Sélectionnez une Politique de demande

3. Cliquez sur Créer une nouvelle politique
   
   

4. Saisissez le nom et la description de la politique. La description aide les dépensiers à choisir la bonne politique lors de la soumission d’une demande de dépense.

5. Configurez les paramètres des champs pour les transactions pour chaque champ (comme Reçu, Description, Fournisseur, code du GL) :

   • Requis : doit être renseigné pour que la transaction soit conforme

   • Non requis : facultatif pour le dépensier

   • Caché : non visible ou non requis
     
     

   • Vous pouvez aussi restreindre les codes du GL, les fournisseurs, les codes des impôts ou les options de champs personnalisés disponibles. En savoir plus dans Restrictions des champs dans les politiques de soumission.

6. (Facultatif) Définissez des seuils de montant pour les champs requis
   Par exemple, exiger un reçu uniquement pour les transactions de plus de 100  $.
   

7. Configurez les règles de conformité (voir la section suivante)

8. Cliquez sur Enregistrer la politique
   
   

Définir les règles de conformité (mise en pause automatique des cartes)

Vous pouvez définir des règles qui mettent automatiquement une carte en pause si un certain nombre de transactions non conformes est dépassé.

1. Dans la section Règles de conformité de la carte, activez Mettre automatiquement cette carte en pause en cas de violation de la politique?

2. Saisir le nombre maximal de violations autorisées avant que la carte soit mise en pause
   

3. Cliquez sur Enregistrer la politique

Une « violation » se produit lorsqu’un champ requis n’a pas été renseigné pendant plus de 24 heures pour une transaction donnée.

Modification d’une politique de soumission existante

1. 1. Allez dans Paramètres > Politiques de soumission

   2. Cliquez sur la politique que vous souhaitez modifier

   3. Effectuez des modifications

   4. Cliquez sur Enregistrer la politique
      
      

Les modifications s’appliquent à toutes les cartes actuellement régies par cette politique.

Suppression d’une politique de soumission

1. Allez dans Paramètres > Politiques de soumission

2. Cliquez sur la politique que vous souhaitez supprimer

3. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Supprimer
   
   

4. Sélectionnez une politique de substitution pour toutes les cartes régies par la politique que vous supprimez
   

5. Cliquez sur « Supprimer et remplacer ». Cette action ne peut pas être annulée. 
   
   

Sélection de la politique lors de l’émission d’une carte

Lors de la demande, de la création ou de l’approbation d’une carte :

• Si votre organisation a plusieurs politiques, vous serez invité à sélectionner celle qui convient

• Si les dépensiers sont autorisés à choisir, ils verront la description des politiques que vous avez définies

La politique sélectionnée s’applique à toutes les transactions futures sur la carte, jusqu’à ce qu’elle soit modifiée.

Modifier la politique pour une carte existante

Les administrateurs et les gestionnaires peuvent mettre à jour la politique de soumission pour toute carte :

1. Allez dans Cartes > Physiques ou virtuelles

2. Cliquez sur la carte

3. Dans les Paramètres de la carte, cliquez sur la politique de soumission actuelle

4. Choisissez la nouvelle politique

5. Cliquez sur Confirmer
   

Notifications en lien avec les politiques de soumission

Les notifications sont envoyées au dépensier dans les scénarios suivants liés aux politiques de soumission : 

• La carte est mise en pause en raison d’un nombre de violations de la politique supérieur au nombre autorisé
• La mise en pause de la carte est effective lorsque le dépensier résout les violations de la politique en renseignant les champs requis
• La politique a été mise à jour (pour les utilisateurs de carte) 
• Une transaction enfreint une politique