Lors de la création de stratégies de soumission, vous pouvez définir des restrictions sur certains détails pour déterminer quels détails sont considérés comme «valides » ou « non valides ». Cela veut dire que si votre compte dispose de 200 codes de comptabilité générale et que vous voulez que vos dépensiers ne choisissent qu'une vingtaine de codes, vous pouvez définir ces 20 codes comme « valides » et les autres codes comme « non valides ».
Quels champs pouvez-vous restreindre dans les politiques de soumission?
Dans la politique de soumission, selon les exigences de votre entreprise en matière de dépenses des employés, vous pouvez limiter les champs des politiques de soumission à certains codes GL, balises, fournisseurs et codes fiscaux. Cela signifie que vous pouvez restreindre les champs comptables qui sont valides ou non valides.
Qu'est-ce que cela signifie de restreindre les champs de la politique de soumission
Par exemple, si votre entreprise avait plus de 200 codes GL et/ou 100 balises, mais que vous avez une politique de soumission pour une équipe spécifique qui utilise seulement 10 de ces codes GL et 5 de ces balises, vous pouvez limiter la politique de soumission afin que ces employés ne puissent choisir que ces codes GL «valides » et/ou balises prédéterminés.
Comment puis-je restreindre les champs de la politique de soumission?
Si vous souhaitez définir vos règles de soumission de manière à restreindre certains champs comptables tels que les codes GL spécifiques, les balises, les fournisseurs et/ou les codes fiscaux, suivez les instructions de la vidéo ci-dessous.
À quoi cela ressemblera-t-il pour le dépensier?
Lorsque des champs comptables spécifiques sont restreints, les expéditeurs qui ont cette politique de soumission connectée à leur carte ou à leur équipe pourront uniquement choisir parmi les champs choisis par l'administrateur lors de l'élaboration de la politique de soumission. Cela garantira que l'employé n'aura pas la capacité de choisir des champs comptables non applicables!
Il est important de noter que même si les dépensiers ne pourront voir que les champs comptables restreints, les administrateurs pourront modifier les détails de la transaction une fois que l'employé les aura cotés. Cela peut mener à la sélection d'un code comptable «non valide », ce qui peut rendre la transaction « non conforme ».