Lors de la création des politiques de soumission, vous pouvez définir des restrictions concernant certains renseignements , afin de déterminer quels renseignements sont considérés comme « valides » et disponibles pour les dépensiers, ou « invalides » et invisibles pour les dépensiers. Si votre compte contient 200 codes du grand livre et que vous souhaitez que vos dépensiers ne puissent choisir qu’entre environ 20 codes, vous pouvez définir ces 20 codes comme « valides », rendant ainsi les autres codes « invalides », ce qui simplifie grandement le codage des transactions pour les dépensiers.
Quels champs pouvez-vous restreindre dans les politiques de soumission?
Dans la politique de soumission, en fonction des exigences de votre entreprise en matière de dépenses des employés, vous pouvez limiter les champs de la politique de soumission à certains codes du GL, champs personnalisés (anciennement étiquettes), fournisseurs et codes des impôts. Cela signifie que vous pouvez restreindre les champs comptables qui sont valides ou non valides.
Vous pouvez également choisir si les reçus et les descriptions sont obligatoires pour toutes les transactions, uniquement pour les transactions supérieures à un montant que vous définissez, ou non requis.
Qu'est-ce que cela signifie de restreindre les champs de la politique de soumission
Par exemple, si votre entreprise a plus de 200 codes du GL et/ou 100 catégories, mais que vous avez une politique de soumission pour une équipe spécifique qui n’utilise que 10 de ces codes du GL et 5 de ces catégories, vous pouvez limiter la politique de soumission de sorte que ces employés ne puissent choisir que parmi ces codes du GL et/ou ces catégories « valides » prédéterminés.
Comment puis-je restreindre les champs de la politique de soumission?
Si vous souhaitez configurer vos politiques de soumission afin de restreindre certains champs comptables, tels que des codes du GL spécifiques, des champs personnalisés, des fournisseurs ou des codes fiscaux, consultez : Création et modification des politiques de soumission
À quoi cela ressemblera-t-il pour le dépensier?
Lorsque certains champs comptables sont restreints, les dépensiers concernés par cette politique de soumission liée à leur carte ou leur équipe ne peuvent sélectionner que les valeurs « valides », conformément à la politique de soumission. Cela garantira que l'employé n'aura pas la capacité de choisir des champs comptables non applicables!
Il est important de noter que même si les dépensiers ne peuvent voir que les champs comptables restreints, les administrateurs peuvent modifier les renseignements de la transaction une fois que l’employé les a codés. Les administrateurs peuvent toujours sélectionner toutes les valeurs dans un champ restreint, y compris celles considérées comme « invalides ». Si un administrateur sélectionne un code comptable « non valide », la transaction apparaîtra comme « non conforme ». La transaction peut être marquée comme conforme depuis Exportation des transactions.