Les politiques de soumission dans Float vont au-delà de la simple exigence de reçus ou de descriptions. Les administrateurs peuvent également restreindre les valeurs que les titulaires de carte peuvent sélectionner pour certains champs, comme les codes du GL, les fournisseurs, les codes des impôts et les champs personnalisés.
Cet article explique le fonctionnement des restrictions de champ, comment cela affecte les dépensiers et la manière dont la conformité est appliquée.
Qu’est-ce qu’une restriction de champ?
Les restrictions de champ limitent les options qu’un titulaire de carte peut choisir lorsqu’il trie ses transactions par catégorie. Seules les valeurs définies par l’administrateur sont visibles ou valides.
Les restrictions de champ peuvent être appliquées aux éléments suivants :
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Codes du GL
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Fournisseurs
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Codes des impôts
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Champs personnalisés (s’ils sont utilisés)
Cela permet de s’assurer que les transactions sont codées de manière précise et cohérente, selon les exigences comptables ou de rapports de votre entreprise.
Comment définir des restrictions de champ
Les restrictions de champ sont configurées lors de la création ou de la modification d’une politique de soumission :
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Allez dans Paramètres > Politiques de soumission
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Créez une nouvelle politique ou modifiez une politique existante
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Dans la section Champs, cliquez sur le champ que vous souhaitez restreindre
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Choisissez quelles valeurs sont disponibles pour les dépensiers
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Enregistrez la politique
Seules les valeurs sélectionnées sont disponibles pour les titulaires de carte lorsqu’ils codent leurs transactions.
L’impact qu’ont les restrictions sur les dépensiers
Lorsqu’une restriction de champ est appliquée :
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Les titulaires de carte voient uniquement les valeurs autorisées et peuvent seulement les sélectionner
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Si une transaction a été préremplie avec une valeur non autorisée par la politique, le dépensier doit la mettre à jour avec une option valide pour que la transaction soit conforme
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Si aucune option valide n’existe (par exemple, si les renseignements préremplis d’un fournisseur sont restreints), le dépensier doit la supprimer ou la remplacer
Cela aide à éviter que les transactions soient triées par catégorie de manière incorrecte.
Que se passe-t-il si une valeur restreinte est utilisée ?
Il est possible pour les administrateurs de sélectionner des valeurs qui ne sont pas autorisées par la politique de soumission.
Si une transaction contient un champ qui n’est pas autorisé par la politique de soumission qui la régit :
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La transaction est signalée comme non conforme
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Si cela n’est pas corrigé dans les 24 heures, cela est considéré comme une violation de la politique
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Cela peut contribuer à une mise en pause automatique si le nombre limite de violations est dépassé
Les dépensiers doivent mettre à jour les renseignements sur la transaction en utilisant une valeur valide et approuvée par la politique pour la rendre conforme.
Comment résoudre les violations liées aux valeurs restreintes
Pour corriger une transaction qui utilise une valeur restreinte :
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Allez à la transaction dans Float (application Web ou mobile)
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Vérifier les champs signalés comme non valides
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Sélectionner une valeur approuvée parmi les options disponibles
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Enregistrez la transaction mise à jour
Une fois corrigée, la violation est automatiquement supprimée et la transaction devient conforme.