FAQ sur la politique de soumission – Centre d'aide Float

Cet article répond aux questions courantes sur les politiques de soumission dans Float, y compris comment elles fonctionnent, comment elles sont assignées, et ce qui se passe lorsqu'une opération ne répond pas aux exigences de la politique.

Répertoire des questions fréquentes

Qui configure les politiques de soumission?

Seuls les administrateurs Float peuvent créer et gérer les politiques de soumission. Il s'agit habituellement de membres de vos équipes des finances, des RH ou des TI.

Les administrateurs définissent quels renseignements (p. ex., reçus, descriptions, codes GL) sont requis pour chaque type d'opération, et peuvent assigner différentes politiques à différentes équipes, titulaires de carte ou catégories de dépense.

Combien de politiques de soumission pouvons-nous avoir?

Cela dépend de votre abonnement Float :

Abonnement Essentiel : prend en charge une politique de soumission par défaut pour l'ensemble du compte
Abonnement Professionnel : permet plusieurs politiques de soumission pouvant être appliquées à différentes équipes, titulaires de carte ou types de dépense

Si vous avez l'abonnement Essentiel et souhaitez activer plus de flexibilité, communiquez avec support@floatfinancial.com pour en savoir plus sur la mise à niveau.

Les dépensiers peuvent-ils choisir une politique de soumission?

Oui, si votre organisation a l'abonnement Professionnel, et que vos administrateurs l'ont activé. Lors de la soumission d'une demande de dépense, les dépensiers pourraient voir une liste de politiques de soumission offertes, et être invités à choisir la plus appropriée selon leur dépense à venir.

Si vous n'êtes pas certain de la politique à sélectionner, nous recommandons de communiquer avec votre administrateur Float pour obtenir des conseils.

Que signifient « Requis », « Non requis » et « Masqué »?

Chaque champ d'opération dans une politique de soumission peut être configuré de l'une des trois façons suivantes :

Requis — le dépensier doit compléter ce champ pour que l'opération soit considérée conforme
Non requis — le champ est optionnel, mais disponible à remplir
Masqué — le champ n'apparaîtra pas du tout au dépensier

Pouvons-nous limiter les fournisseurs ou codes GL que les titulaires de carte peuvent sélectionner?

Oui. Les administrateurs peuvent appliquer des restrictions de champ dans les politiques de soumission, pour contrôler quelles valeurs sont offertes aux titulaires de carte. Consultez Restrictions des champs de la politique de soumission pour en savoir plus.

Qu'est-ce qu'un seuil de montant?

Les administrateurs peuvent définir des seuils, afin de rendre certains champs requis seulement pour les opérations dépassant un montant précis.

Par exemple, vous pourriez configurer la politique pour exiger un reçu seulement si l'opération dépasse 75 $. Les opérations sous ce montant n'auront pas besoin du reçu pour être considérées conformes.

Comment les fonctionnalités de verrouillage automatique et de conformité de carte sont-elles liées à ma politique de soumission?

Au bas de votre politique de soumission, vous trouverez une fonctionnalité de verrouillage automatique :

Si un utilisateur ne soumet pas les détails d'opération requis avant que l'opération soit comptabilisée, l'opération est marquée comme non conforme. La fonctionnalité de verrouillage automatique aide à faire respecter cette exigence, en restreignant temporairement l'utilisation de la carte.

Une fois qu'un utilisateur atteint la limite d'opérations non conformes définie par un administrateur, sa carte est verrouillée automatiquement, ou si la politique a l'option « période de grâce (jours) » activée, elle se verrouillera automatiquement une fois le nombre de jours de période de grâce atteint.

Une fois une carte verrouillée en raison d'une violation de conformité des dépenses, elle ne peut être réactivée qu'une fois les détails d'opération manquants soumis.

Pour en savoir plus sur la conformité de carte, veuillez consulter le guide en surbrillance : FAQ sur la violation de la politique de conformité des dépenses

Que signifie « Période de grâce (jours) » dans les règles de conformité de carte des politiques?

Une période de grâce est un paramètre optionnel dans vos règles de conformité de carte, qui accorde aux dépensiers un nombre défini de jours civils après l'initiation d'une opération, pour ajouter tout renseignement requis avant qu'elle ne compte comme une opération non conforme.

Si aucune période de grâce n'est définie, une opération est considérée comme non conforme immédiatement, si les champs requis n'ont pas été complétés.

Exemple : un dépensier effectue un achat à 9 h le jeudi. Sa carte a une politique de soumission avec une période de grâce de 3 jours, ce qui signifie qu'il a 3 jours à partir du moment de l'achat pour ajouter tous les éléments de codage requis (comme les reçus, codes GL ou champs personnalisés) à l'opération.

Dans ce cas, le dépensier a jusqu'à 9 h le dimanche pour compléter cela. Si les éléments requis n'ont pas été ajoutés d'ici là, l'opération sera marquée comme non conforme, et enregistrée comme une violation.

Les dépensiers reçoivent-ils des notifications liées à la politique de soumission?

Les dépensiers reçoivent des notifications dans Float lorsque :

Leur opération est non conforme
Leur carte a été verrouillée en raison de violations de politique
Leur carte est déverrouillée une fois la conformité rétablie
Leur politique de soumission assignée a été mise à jour

Les notifications aident à garantir que les titulaires de carte sont informés de tout problème, et peuvent prendre rapidement des mesures correctives.

Les politiques de soumission peuvent-elles être changées après l'émission d'une carte?

Oui. Les administrateurs et gestionnaires peuvent changer la politique de soumission assignée à toute carte, en tout temps. Une fois changée, la nouvelle politique s'appliquera à toutes les futures opérations sur cette carte.

Consultez : Création et modification des politiques de soumission

Les changements de politique affectent-ils les opérations passées?

Non. Mettre à jour une politique de soumission affecte les nouvelles opérations à l'avenir. Cela ne revalide ni ne signale rétroactivement les opérations passées.

Pourquoi tous les codes GL apparaissent-ils toujours dans le menu déroulant, après les avoir restreints dans les politiques de soumission?

Tous les codes GL demeureront visibles aux administrateurs, sur les pages Opérations et Exportation des opérations. La vue restrictive de la politique de soumission ne s'applique qu'aux utilisateurs ayant des rôles autres qu'administrateur.