Cet article répond aux questions fréquentes concernant les politiques de soumission dans Float, notamment leur fonctionnement, leur attribution et les conséquences lorsqu’une transaction ne respecte pas les exigences d’une politique.
Répertoire de foire aux questions
Configuration & gestion des politiques
Qui configure les politiques de soumission?
Combien de politiques de soumission peut-on avoir?
Les politiques de soumission peuvent-elles être modifiées après l’émission d’une carte?
Les changements de politique affectent-ils les transactions passées?
Attribution & utilisation des politiques
Les dépensiers peuvent-ils choisir une politique de soumission
Règles de politique & configuration
Que signifient «Requis», « Non requis» et « Masqué »?
Qu’est-ce qu’un seuil de montant?
Conformité & application
Les dépensiers reçoivent-ils des notifications relatives à la politique de soumission?
Qui configure les politiques de soumission?
Seuls les administrateurs Float peuvent créer et gérer les politiques de soumission. Il s’agit généralement de membres des services financiers, TI ou des ressources humaines.
Les administrateurs définissent quels renseignements (p. ex. reçu, description, code du GL) sont requis pour chaque type de transaction et peuvent attribuer des politiques différentes à des équipes, catégories de dépenses ou titulaires de carte différents.
Combien de politiques de soumission peut-on avoir?
Cela dépend de votre abonnement Float :
Abonnement Essentiels : prend en charge une seule politique de soumission par défaut pour l’ensemble du compte
Abonnement Professionnel : permet l’utilisation de plusieurs politiques de soumission pouvant être appliquées à des équipes, des types de dépenses ou des titulaires de carte différents
Si vous avez un abonnement Essentiels et souhaitez bénéficier de plus de flexibilité, communiquez avec support@floatfinancial.com pour en savoir plus sur la mise à niveau.
Les dépensiers peuvent-ils choisir une politique de soumission?
Oui, si votre organisation a l’abonnement Professionnel et que vos administrateurs ont activé l’option. Lors de la soumission d’une demande de dépense, les dépensiers peuvent voir une liste de politiques de soumission disponibles et être invités à choisir celle qui convient le mieux à leur dépense à venir.
Si vous ne savez pas quelle politique choisir, veuillez communiquer avec votre administrateur Float pour plus de renseignements.
Que signifient «Requis», « Non requis» et « Masqué »?
Chaque champ de transaction dans une politique de soumission peut être configuré de l’une des trois façons suivantes :
Requis : le dépensier doit remplir ce champ pour que la transaction soit considérée comme conforme
Non requis : renseigner le champ est facultatif, mais cela peut être fait
Masqué : le champ n’est pas visible pour le dépensier
Pouvons-nous limiter les fournisseurs ou les codes du GL que les titulaires de carte peuvent sélectionner?
Oui. Les administrateurs peuvent appliquer des restrictions de champ dans les politiques de soumission pour contrôler les éléments disponibles pour les titulaires de carte. Voir Restrictions des champs de la politique de soumission pour plus de renseignements.
Qu’est-ce qu’un seuil de montant?
Les administrateurs peuvent définir des seuils pour que certains champs ne soient requis que pour les transactions dépassant un montant spécifique.
Par exemple, vous pouvez configurer la politique pour qu’un reçu soit requis uniquement si la transaction dépasse 75 $ US. Les transactions en dessous de ce montant n’auront pas besoin du reçu pour être considérées comme conformes.
Quel est le lien entre les fonctionnalités de pause automatique et de conformité des cartes et ma politique de soumission?
Au bas de votre politique de soumission, vous trouverez une fonctionnalité de pause automatique :
Si un utilisateur ne soumet pas les informations requises concernant la transaction dans les 24 heures, celle-ci est considérée comme non conforme. La fonctionnalité de mise en pause automatique permet de faire respecter cette exigence en limitant temporairement l’utilisation de la carte. Lorsqu’un utilisateur atteint la limite de transactions non conformes fixée par un administrateur, sa carte est automatiquement mise en pause et ne peut être réactivée qu’après soumission des informations manquantes concernant la transaction.
Pour en savoir plus sur la conformité des cartes, veuillez consulter le guide mis en évidence : FAQ sur les violations de la politique de conformité concernant les dépenses
Les dépensiers reçoivent-ils des notifications relatives à la politique de soumission?
Les dépensiers reçoivent des notifications dans Float lorsque :
Leur transaction est non conforme
Leur carte a été mise en pause en raison de violations de la politique
Leur carte est réactivée une fois la conformité rétablie
La politique de soumission qui leur est assignée a été mise à jour
Les notifications permettent de s’assurer que les titulaires de carte sont informés de tout problème et peuvent agir rapidement pour y remédier.
Les politiques de soumission peuvent-elles être modifiées après l’émission d’une carte?
Oui. Les administrateurs et les gestionnaires peuvent modifier la politique de soumission assignée à une carte en tout temps. Une fois modifiée, la nouvelle politique s’appliquera à toutes les transactions futures sur cette carte.
Voir : Modification de la politique de soumission pour une carte existante
Les changements de politique affectent-ils les transactions passées?
Non. Une fois réalisée, la mise à jour d’une politique de soumission affecte les nouvelles transactions. Elle ne valide pas de nouveau et elle ne permet pas de signaler rétroactivement les transactions passées.