Les politiques de soumission dans Float font plus que simplement exiger des reçus ou des descriptions. Les administrateurs peuvent également restreindre les valeurs que les titulaires de carte peuvent sélectionner pour certains champs — comme les codes GL, fournisseurs, codes de taxe et champs personnalisés.
Cet article explique comment fonctionnent les restrictions de champ, comment elles affectent les dépensiers, et comment la conformité est appliquée.
Quelles sont les restrictions de champ?
Les restrictions de champ limitent les options qu'un titulaire de carte peut sélectionner lors de la catégorisation de ses opérations. Seules les valeurs choisies par l'administrateur sont visibles ou valides.
Les restrictions de champ peuvent être appliquées à :
- Codes GL
- Fournisseurs
- Codes de taxe
- Champs personnalisés (si utilisés)
Cela garantit que les opérations sont codées avec exactitude et cohérence, selon les exigences comptables ou de rapport de votre entreprise.
Comment définir des restrictions de champ
Les restrictions de champ sont configurées lors de la configuration ou de la modification d'une politique de soumission :
- Accédez à Paramètres > Politiques de soumission
- Créez une nouvelle politique, ou modifiez une politique existante
- Dans la section Champs, cliquez sur le champ que vous souhaitez restreindre
- Choisissez les valeurs offertes aux dépensiers
- Sauvegardez la politique
Seules les valeurs sélectionnées seront offertes aux titulaires de carte, pour le codage de leurs opérations.
Comment les restrictions affectent les dépensiers
Lorsqu'une restriction de champ est appliquée :
- Les titulaires de carte ne verront et ne pourront sélectionner que les valeurs autorisées
- Si une opération a été préremplie avec une valeur non autorisée selon la politique, le dépensier doit la mettre à jour vers une option valide, pour que l'opération puisse être conforme
- Si aucune option valide n'existe (par exemple, si un fournisseur prérempli est restreint), le dépensier doit l'effacer ou la remplacer
Cela aide à prévenir la catégorisation incorrecte des opérations.
Que se passe-t-il si une valeur restreinte est utilisée?
Il est possible pour les administrateurs de sélectionner des valeurs non autorisées par la politique de soumission.
Si une opération contient une valeur de champ non autorisée selon la politique de soumission actuelle, la valeur pourrait ne pas être visible aux utilisateurs non-administrateurs.
Comment résoudre les violations de valeur restreinte
Pour corriger une opération utilisant une valeur restreinte :
- Ouvrez l'opération dans Float (application Web ou mobile)
- Révisez les champs signalés comme non valides
- Sélectionnez une valeur approuvée parmi les options offertes
- Sauvegardez l'opération mise à jour
Une fois corrigée, la violation sera effacée automatiquement, et l'opération deviendra conforme.