En plus de créer des factures en téléversant manuellement des factures ou en les transférant par courriel, vous pouvez importer dans la fonctionnalité de paiement de factures Float des factures existantes dans votre système comptable associé. Les factures non réglées se synchronisent automatiquement chaque jour et peuvent également être synchronisées à la demande.
L’importation des factures depuis QuickBooks ou Xero vous permet d’utiliser votre flux de travail existant de gestion des factures de votre compte provisoire, d’effectuer rapidement les paiements après l’importation et de réduire les erreurs d’exportation des factures en aval en codant d’abord les factures dans votre système comptable, garantissant ainsi la conformité avec les règles de ce système.
Pour connecter votre système comptable à la fonctionnalité de paiement de factures Float, consultez :
Configuration de QuickBooks Online (QBO) pour la fonctionnalité de paiement de factures
Configuration de Xero pour la fonctionnalité de paiement de factures
Guide - Présentation générale
Importation des factures non réglées depuis votre système comptable
Travailler avec des factures importées
- Les factures importées suivent-elles les politiques d’approbation de Float?
- Modification des factures importées
- Paiement des factures importées
Pourquoi mes factures impayées ne sont-elles pas importées?
- Configuration incomplète du paiement des factures
- Incompatibilité entre la devise du fournisseur et celle de la facture
- Les fournisseurs utilisent plusieurs devises
- Devise de la facture non prise en charge
- Les factures utilisent des champs basés sur les articles
- Les factures sont partiellement réglées ou comportent des notes de crédit
- Incohérence entre une facture et Float concernant le compte provisoire
Importation des factures non réglées depuis votre système comptable
Une fois activée, Float importe automatiquement et à la demande les factures non réglées depuis votre système comptable. Les factures ne seront pas dupliquées, si une facture est déjà associée à un remboursement ou a été importée précédemment dans la fonctionnalité de paiement de factures, elle n’est pas importée de nouveau.
Importation automatique des factures
Float synchronise automatiquement les factures non payées de QBO ou de Xero une fois par jour à 10 h HE.
Connectez-vous à Float en tant qu’Administrateur et allez dans Paiement de factures > Paramètres.
Activez « Importer les factures non réglées de QuickBooks Online » ou « Importer les factures non réglées de Xero »
Une fois connecté, Float récupère automatiquement les factures non réglées une fois par jour. Vous pouvez les trouver dans l’onglet Non réglées de la page Paiement de factures.
Importation des factures à la demande
Si vous avez créé ou modifié une facture dans votre système comptable associé et souhaitez la payer immédiatement depuis Float, vous pouvez lancer une importation à la demande.
Connectez-vous à Float en tant qu’administrateur et accédez à Paiement de factures
Dans la vignette récapitulative « Factures à régler », cliquez sur « Importer les factures non réglées »
Après l’importation, vous pouvez examiner les factures dans l’onglet Non réglées, vérifier les coordonnées de paiement du fournisseur si nécessaire et planifier les paiements en ajoutant une date de paiement.
Travailler avec des factures importées
Les factures importées peuvent être payées via Float, mais ne peuvent pas être modifiées depuis Float (les modifications sont toutefois facilement synchronisées).
Les factures importées suivent-elles les politiques d’approbation de Float?
Les factures importées sont directement synchronisées dans l’onglet « Impayée » et sont prêtes à être programmées pour paiement. Autrement dit, elles n’ont pas besoin d’être approuvées et ne suivent pas le même processus d’approbation que les brouillons de factures créés dans Paiement de factures Float.
Modification des factures importées
Si vous devez apporter des modifications à une facture importée, elles doivent être effectuées dans le système d’origine, puis synchronisées avec Float. Une facture importée dispose d’un lien direct vers votre système comptable pour rendre ce processus simple :
Repérez la facture dans Paiement de factures > Non réglées, et cliquez dessus pour l’ouvrir
Cliquez sur « Afficher la facture dans QuickBooks Online (QBO) » ou « Consulter la facture dans Xero » pour accéder directement à la vue de modification de la facture dans votre système comptable
Effectuez les modifications nécessaires dans QBO ou Xero
Pour synchroniser les modifications dans Float, cliquez sur « Importer les factures non réglées » dans la vignette récapitulative « Factures ouvertes », depuis la page Paiement de factures
Paiement des factures importées
Planifiez les paiements pour les factures importées de la même manière que pour une facture créée directement dans Float. Une fois le paiement terminé, Float met automatiquement à jour votre logiciel comptable pour refléter l’état du paiement. Voir :
Comment programmer et annuler le paiement d’une facture
Autoriser la libération de fonds
Important :
-
Les modifications apportées aux renseignements sur le paiement d’un fournisseur s’appliquent uniquement aux factures qui n’ont pas encore été approuvées.
Si une facture a déjà été approuvée, les anciens renseignements sur le paiement seront toujours utilisés par la suite. Pour plus de renseignements, consulter : Gestion des fournisseurs et de leurs renseignements sur le paiement
Pourquoi mes factures impayées ne sont-elles pas importées?
Configuration incomplète du paiement des factures
Si vous n’avez pas terminé la configuration de Xero ou QBO pour Paiement de factures, les factures impayées ne seront pas importées. Pour vous assurer qu’elles sont correctement configurées, consultez :
Configuration de Xero pour le paiement des factures
Configuration de Quickbooks Online (QBO) pour Paiement des factures
Incompatibilité entre la devise du fournisseur et celle de la facture
Si la devise du fournisseur dans Float est différente de celle de la facture dans votre système comptable, la facture impayée ne sera pas importée.
Pour résoudre ce problème, mettez à jour la devise du fournisseur dans votre système comptable ou assurez-vous que le bon fournisseur est associé à la facture. Une fois que les devises de la facture et du fournisseur correspondent, sélectionnez le bouton « Importer les factures impayées » sur la page Paiement des factures.
Les fournisseurs utilisent plusieurs devises
Float ne prend pas en charge les fournisseurs multidevises pour les factures importées.
Pour synchroniser une facture dans Float :
- La facture et le fournisseur doivent utiliser la même devise
- Les fournisseurs auxquels plusieurs devises sont attribuées bloqueront l’importation
Pour y remédier, mettez à jour la fiche fournisseur dans votre logiciel de comptabilité afin d’utiliser une seule devise par fournisseur, puis réessayez l’importation.
Veuillez noter que dans Xero, les fournisseurs sont implicitement multidevises, il est donc nécessaire de définir une devise particulière.
Devise de la facture non prise en charge
Float ne prend pas en charge les cryptomonnaies comme devise de facturation.
Si une facture ou un fournisseur dans votre logiciel de comptabilité utilise des BTC, des ETH ou toute autre cryptomonnaie, la facture ne sera pas importée dans Float.
Conseil : Demandez aux fournisseurs s’ils peuvent plutôt émettre les factures en CAD ou en USD.
Les factures utilisent des champs basés sur les articles
Si les factures de votre système comptable utilisent des champs basés sur des articles, il se peut qu’il ne soit pas possible de les importer dans Float. Le système Float étant fondé sur les codes GL, il n’a pas été conçu pour lire et importer les informations provenant des champs basés sur des articles dans les factures.
Les factures sont partiellement réglées ou comportent des notes de crédit
Les factures partiellement payées ne seront pas importées dans Float. C’est aussi le cas pour les factures auxquelles une note de crédit a été appliquée. Seules les factures entièrement impayées pourront être importées dans Float. Étant donné qu’il n’est actuellement pas possible d’ajouter des notes de crédit ou d’effectuer des paiements partiels pour des factures dans Float, la fonctionnalité ne peut pas importer ces types de factures à partir de votre synchronisation comptable.
Incohérence entre une facture et Float concernant le compte provisoire
Lors de l’importation des factures non réglées, Float importe uniquement les factures qui utilisent le même compte provisoire configuré dans les paramètres de la fonctionnalité de paiement de factures de Float. Si une facture est assignée à un compte provisoire différent dans votre synchronisation comptable que celui configuré dans Float, elle sera ignorée lors de l’importation.
Comment résoudre ce problème :
-
Dans Float :
Accédez à Paiement de factures > Paramètres et vérifiez le code du GL configuré comme compte de comptes fournisseurs
-
Configurer votre synchronisation comptable :
Assurez-vous que les factures que vous souhaitez importer utilisent le même compte de comptes fournisseurs que celui utilisé dans Float
Au besoin, mettez à jour le compte de comptes fournisseurs pour les factures dans votre synchronisation comptable
-
Retournez dans Float :
Paiement de factures > Sélectionnez le bouton « Importer les factures non réglées »
Accédez à Non réglées et la ou les factures devraient avoir été importées dans Float