Float vous permet d’exporter des rapports de remboursement à des fins comptables, soit par une intégration directe avec votre logiciel de comptabilité, soit par l’exportation d’un fichier CSV.
Cet article vous donnera une vue d’ensemble de notre fonctionnalité d’exportation pour les remboursements.
Méthodes d’exportation
Vous pouvez exporter les remboursements de l’une des deux façons suivantes :
- Intégrations directes : les remboursements Float s’intègrent actuellement à QuickBooks Online (QBO), Xero et NetSuite.
- Exportation en format CSV : Si vous n’avez pas de logiciel de comptabilité intégré, vous pouvez exporter vos rapports en format CSV.
Remarque : Seuls les rapports de remboursements approuvés peuvent être exportés
Associer les dépensiers aux fournisseurs
Pour une exportation transparente, les utilisateurs qui soumettent des demandes de remboursement doivent être mis en correspondance avec des fournisseurs dans Float. Veuillez consulter l’article du centre d’aide ci-dessous pour obtenir des instructions détaillées sur la mise en correspondance des acheteurs avec les fournisseurs dans Float : Mise en correspondance des acheteurs avec les fournisseurs
Exportation des remboursements vers des systèmes comptables intégrés
Float prend en charge les intégrations directes avec QBO, Xero et NetSuite. Cela simplifie la gestion de vos dépenses en synchronisant automatiquement vos rapports de remboursements sous forme de factures détaillées.
Pour activer les exportations directes, vous devez configurer votre intégration comptable. Veuillez suivre les instructions des guides de configuration particuliers ci-dessous en fonction de votre logiciel de comptabilité.
QuickBooks Online (QBO)
Pour commencer, voir : Guide d’intégration QBO
Pour un examen plus approfondi de l’ensemble du processus, voir : Remboursements et QBO
Xero
Pour commencer, voir : Guide d’intégration Xero
Pour un examen plus approfondi de l’ensemble du processus, voir : Remboursements et Xero
NetSuite
Pour commencer, consultez la section Aperçu de l'intégration avec NetSuite.
Pour un examen plus approfondi du processus, consultez la section Remboursements et NetSuite.
Exporter les remboursements en CSV
Si vous ne disposez pas d’une intégration comptable, nous facilitons l’exportation de vos rapports de remboursement sous forme de fichier CSV pour un traitement manuel.
Pour un examen plus approfondi de l'ensemble du processus, voir : Exportation des remboursements au format CSV
Erreurs quotidiennes de synchronisation et d’exportation
Les rapports examinés et approuvés sont synchronisés quotidiennement avec votre logiciel de comptabilité à 10 h HNE en tant que factures impayées ou payées. Si un remboursement est synchronisé en tant qu’élément impayé et qu’il est ensuite payé depuis Float (et non « marqué comme payé »), l’état de paiement de la facture sera mis à jour dans votre système de comptabilité lors de la prochaine synchronisation.
S’il y a une erreur dans la synchronisation après le paiement, celle-ci sera indiquée dans Float à 10 h 00 HNE le jour suivant, lors de la synchronisation quotidienne. Le logo du système de comptabilité intégré (c.-à-d. icône de QBO, de Xero ou de NetSuite) deviendra rouge, indiquant un problème de synchronisation. En cliquant sur le rapport, vous verrez un message d'erreur vous avisant la raison pour laquelle l'exportation a échoué.
Veuillez noter : Vous devez cliquer sur « Exporter » une fois qu’une facture est programmée pour paiement afin d’exporter le rapport en tant que facture impayée dans votre système comptable. Une fois exportée, la facture sera automatiquement synchronisée comme payée dans votre système comptable dès que le remboursement aura été effectué.
FAQ sur l’exportation des remboursements
Que dois-je configurer avant d'exporter les remboursements?
Vous devez vous assurer d’avoir effectué le suivant :
- Votre intégration comptable (QBO, Xero, NetSuite, Microsoft Dynamics) est connectée
- La configuration de vos comptes créditeurs et provisoires
- Seul un compte provisoire est nécessaire pour les utilisateurs de Xero
- Tous les acheteurs sont mis en correspondance avec des fournisseurs
Comment savoir si un rapport est prêt à être exporté?
Seuls les rapports approuvés peuvent être exportés.
Cherchez les rapports dans l'onglet « Prêt pour l'examen ». Une fois tous les champs obligatoires (codes GL, fournisseurs, codes fiscaux, etc.) renseignés, le logo coloré du système comptable (QBO, Xero, NetSuite, Dynamics) s’affichera dans la colonne de Synchronisation. Le fait de survoler votre curseur sur l'icône fait afficher le message « Prêt pour l'exportation ».
Si vous exportez les renseignements sous forme de CSV, une icône d'une coche bleue dans un cercle s'illuminera en bleu pour indiquer que le rapport est prêt pour l'exportation sous forme de CSV.
Qu'est-ce que cela signifie si l'icône dans la colonne de synchronisation est grisée?
Cela signifie que les rapports manquent des renseignements, ce qui les rend impossibles à exporter. Pour résoudre ce problème, examinez le rapport et assurez-vous de saisir tous les renseignements. Une fois que les modifications ont été appliquées, l'icône de la synchronisation deviendra colorée.
Puis-je exporter plusieurs rapports à la fois?
Oui! Vous pouvez utiliser les cases à cocher dans les onglets « Prêt pour l'examen » et « Non payé » pour sélectionner plusieurs rapports et les exporter en masse.
Quelle est la différence entre l'exportation en tant qu'élément non payé et le fait de marquer un élément comme étant payé?
Le fait d'exporter un élément comme étant non payé envoie le rapport à votre logiciel de comptabilité sous forme de facture devant être payée à une date ultérieure. Lorsque le paiement est programmé et que les fonds sont débloqués, l'état du rapport devient « Payé » tant dans Float que dans votre système de comptabilité.
Le fait de marquer un élément comme étant payé signifie que vous avez déjà remboursé l'employé ou effectuerez le remboursement ultérieurement à l'extérieur de Float. Cela ne marque pas automatiquement la facture comme étant payée dans votre système de comptabilité. Vous devez marquer la facture manuellement comme étant payée dans Float et dans votre système de comptabilité.
Puis-je exporter de nouveau un rapport si quelque chose change?
Oui! Si vous avez besoin de modifier un rapport, vous pouvez le faire à partir des onglets Paiements ou Tous les rapports. Le fait d'exporter de nouveau un rapport ne crée pas d'entrées en double dans votre système de comptabilité; cela ne fait que modifier la facture existante.
Étapes pour réexporter un rapport :
- Sélectionnez un rapport, apportez les modifications désirées et cliquez sur la flèche déroulante dans le bouton « Payé ». Cliquez sur le bouton de réexportation
Un remboursement approuvé peut-il être désapprouvé?
Non. Une fois qu’un remboursement a été approuvé, il ne peut plus être désapprouvé.