Lorsque vous émettez une carte d'entreprise par l'intermédiaire de Float, l'établissement des bonnes limites en matière de dépenses est essentiel. Les limites doivent protéger votre budget et vous donner le contrôle, tout en offrant aux employés la souplesse dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.
Float donne aux administrations les outils nécessaires pour trouver l'équilibre entre le contrôle et la liberté. Cet article vous expliquera les principaux éléments à prendre en compte, les questions à poser et les pratiques importantes pour éviter les transactions refusées et maintenir les dépenses sur la bonne voie.
1. Comprenez la raison d'être de la carte
Commencez par énoncer clairement l'utilisation prévue la carte. Posez ces questions :
-
La carte est-elle pour les dépenses récurrentes, comme les abonnements ou les dîners entre membres d'équipe?
-
La carte est-elle pour les déplacements ou les achats ponctuels?
-
La carte soutiendra-t-elle des projets ou des rôles particuliers?
Ces questions vous permettent de vous assurer que les limites prennent en compte les besoins réels du titulaire de la carte.
2. Évaluez les tendances en matière de dépenses du titulaire de la carte
Ensuite, envisagez le suivant :
-
Les dépenses mensuelles habituelles du titulaire de la carte
-
Les périodes de pointe en raison de besoins saisonniers ou liés à des projets
-
Comment les dépenses se comparent à celles de rôles ou à d'équipes semblables
Pour les nouveaux rôles ou les nouvelles fonctions, utilisez comme référence les dépenses d'employés ou de services semblables pour établir un point de départ.
3. Utilisez une approche progressive
Une approche progressive permet de trouver l'équilibre entre la confiance et le contrôle :
-
Commencez par des limites plus basses pour les nouveaux titulaires de carte
-
Augmentez la limite selon la confiance, l'utilisation actuelle et la nécessité
-
Ajustez la limite en fonction de l'accroissement des responsabilités du titulaire de carte
Cela permet d'assurer que les dépenses restent raisonnables tout en soutenant les employés dans leur travail.
4. Posez des questions importantes avant l'établissement de limites
Utilisez les cinq questions suivantes pour orienter vos décisions :
-
Quelle sera l'utilisation principale de cette carte?
-
Quelles sont la fréquence et l'importance prévues des achats?
-
Est-ce qu'il y a des périodes de pointe en raison de besoins saisonniers ou liés à des projets?
-
Comment les dépenses se comparent-elles à celles de rôles semblables?
-
Quelles approbations internes sont en place pour les achats à valeur supérieure?
Le fait de répondre à ces questions permet d'établir des limites de protection pratiques qui s'arriment avec les besoins de votre entreprise.
5. Comprenez les limites temporaires et récurrentes
Voici les offres de Float :
-
Limites temporaires : Idéales pour les achats définis dans le temps ou ponctuels. Elles expirent automatiquement à la date établie.
-
Limites récurrentes : Elles se réinitialisent à une fréquence établie, p. ex. mensuelle ou annuelle.
Les administrateurs peuvent gérer les deux types de limites directement à partir du tableau de bord Float. Si les titulaires de carte ont besoin de limites plus élevées ou de nouvelles cartes, ils peuvent présenter une demande de dépense. Ensuite, les approbateurs examinent la demande et l'approuvent en fonction de la politique de votre entreprise. Pour en savoir plus : Demandes de dépense pour les nouvelles cartes ou limites.
Remarques importantes :
- Une carte Float doit avoir une limite de dépenses active pour pouvoir effectuer des achats.
- « Aucune limite » ne signifie pas « infini », mais plutôt que la carte ne peut être utilisée jusqu'à l'établissement d'une limite. Assurez-vous de confirmer que des limites sont en place pour chaque carte devant être active.
- Il n’est pas possible pour une carte d’avoir un accès illimité au solde disponible d’une entreprise; chaque carte doit être configurée avec sa ou ses propres limites.
6. Prenez en compte les autorisations et les gels
Note importante : Les détaillants placent souvent des gels temporaires (p. ex. les hôtels ou les services de location d'automobile) qui comptent dans le calcul du solde disponible sur la carte, même si la transaction n'a pas encore passé.
Ces gels peuvent réduire de manière inattendue le solde disponible pour les dépenses et mener au refus de transactions. Pour éviter cette situation :
-
Examinez fréquemment l'historique des autorisations
-
Ajustez les limites pour prendre en compte les gels, surtout pour les employés qui voyagent fréquemment ou ont des dépenses liées à l'hébergement
-
Soyez proactif pour augmenter les limites lorsque c'est nécessaire
7. Maintenez la souplesse des dépenses en gardant le contrôle
L'établissement de limites de dépenses n'est pas une tâche ponctuelle. Cela fait partie des activités continues de la gestion de la liberté financière des membres de votre équipe et du maintien du contrôle.
-
Commencez par des limites réalistes qui sont fondées sur le rôle et les dépenses prévues
-
Utilisez les outils de Float, comme les demandes de dépense ou les limites temporaires ou récurrentes pour maintenir la souplesse
-
Restez à jour des gels d'autorisation et des périodes de pointe temporaires
-
Assurez-vous toujours que chaque carte comporte une limite active
En intégrant ces pratiques exemplaires dans vos activités, vous éviterez les refus inutiles et offrirez une meilleure expérience à vos employés et à votre entreprise.
Ressources supplémentaires
Pour en savoir plus sur l'établissement et la modification de limites, consultez :
Si vous avez des questions, communiquez avec nous à l'adresse support@floatfinancial.com. Nous sommes là pour vous aider!