La fonctionnalité de remboursement de dépenses de Float simplifie la gestion des rapports de dépenses, offrant un moyen facile de traiter les dépenses payées de la poche des employés et les rapports de kilométrage.
Pour un aperçu détaillé des remboursements de dépenses, veuillez consulter notre guide Aperçu et configuration des remboursements de dépenses.
Répertoire des questions fréquentes
Pour commencer et admissibilité
- Quand devrais-je utiliser les remboursements de dépenses plutôt que les cartes Float?
- J'ai l'abonnement Essentiel — puis-je utiliser les remboursements de dépenses?
- Les entités américaines peuvent-elles utiliser les paiements directs?
Visibilité et accès
Devises et utilisation internationale
- Quelles devises sont prises en charge par les remboursements de dépenses Float?
- Comment Float gère-t-il les remboursements de dépenses internationales?
Approbations et politiques
Comptabilité et rapports
- À quelle date les remboursements de dépenses apparaissent-ils sur le relevé de compte mensuel?
- Dois-je mettre à jour ma synchronisation comptable pour les remboursements de dépenses?
Soumettre des remboursements de dépenses
- Puis-je soumettre une demande de remboursement de dépenses sans reçu?
- Puis-je créer des indemnités journalières pour les utilisateurs lors de la soumission de rapports de remboursement de dépenses?
Quand devrais-je utiliser les remboursements de dépenses plutôt que les cartes Float?
Les remboursements de dépenses sont excellents pour le kilométrage, les dépenses par carte personnelle, et les cas particuliers — y compris lorsqu'un employé préfère utiliser sa propre carte de crédit pour accumuler des points de récompense. Bien qu'utiliser une carte Float soit idéal pour les dépenses planifiées ou répétées, en raison d'une meilleure visibilité et de contrôles intégrés, les remboursements de dépenses vous offrent de la flexibilité lorsque les cartes personnelles sont préférées ou requises.
Les employés peuvent-ils voir les remboursements de dépenses dans Float?
Pas avant que la fonctionnalité soit activée. Une fois activée depuis la page Paramètres, les dépensiers verront une option « Demander un remboursement de dépenses » dans leur compte Float, à la fois sur le Web et sur mobile. Jusqu'à ce moment, la fonctionnalité de remboursement de dépenses sera masquée.
J'ai l'abonnement Essentiel — puis-je utiliser les remboursements de dépenses?
Vous pouvez utiliser les remboursements de dépenses avec l'abonnement Essentiel, pour gérer les dépenses payées de la poche des employés. Vous aurez accès aux processus d'approbation, aux politiques de soumission, aux outils d'exportation et aux rapports de remboursement de dépenses — tout ce dont vous avez besoin pour suivre et contrôler les dépenses. Gardez simplement à l'esprit que les versements doivent provenir de votre solde Float financé (et non d'une banque connectée); activer l'approvisionnement automatique est donc une bonne façon d'éviter les délais. Seuls les versements en CAD sont offerts avec l'abonnement Essentiel.
Quelles devises sont prises en charge par les remboursements de dépenses Float?
Float prend en charge les versements de remboursement de dépenses en CAD et en USD, mais des différences selon l'abonnement s'appliquent :
- Avec l'abonnement Essentiel, seuls les versements en CAD sont pris en charge, et les versements doivent provenir de votre solde Float préfinancé.
- Avec les abonnements Professionnel et Entreprise, vous pouvez rembourser à la fois en CAD et en USD, et les paiements proviennent de votre solde de liquidités Float.
- Avec les abonnements Professionnel et Entreprise, les rapports peuvent tout de même inclure des dépenses dans d'autres devises (comme l'EUR ou le GBP), que Float convertit automatiquement selon le taux quotidien. Ces remboursements de dépenses doivent être payés à l'extérieur de Float, et marqués comme réglés.
À quelle date les remboursements de dépenses apparaissent-ils sur le relevé de compte mensuel?
Les remboursements de dépenses apparaissent sur votre relevé de compte selon la date de paiement planifiée du rapport de dépenses, et non la date à laquelle le rapport a été soumis ou approuvé.
Les entités américaines peuvent-elles utiliser les paiements directs?
Pas encore. Les entités américaines peuvent suivre et approuver les remboursements de dépenses dans Float, mais les versements doivent être traités à l'extérieur de la plateforme.
Dois-je financer mon solde Float pour rembourser?
Oui. Les paiements de remboursement de dépenses proviennent uniquement de votre solde de liquidités Float; vous devez donc vous assurer que votre solde Float est adéquatement financé pour couvrir les versements.
Les remboursements de dépenses nécessitent-ils des politiques d'approbation différentes?
Pas nécessairement. Les remboursements de dépenses et les demandes de carte utilisent des types de processus distincts dans Float, mais vous pouvez choisir de conserver la même structure d'approbation pour les deux, si cela convient à votre équipe. Les clients ayant l'abonnement Professionnel ont également la flexibilité d'adapter les politiques par service ou équipe de projet
Comment Float gère-t-il les remboursements de dépenses internationales?
Float prend en charge les rapports multidevises, et convertit automatiquement les dépenses selon le taux quotidien. Les remboursements de dépenses sont payés en CAD ou en USD — si une autre devise est utilisée, vous devrez la marquer comme réglée à l'externe.
Dois-je mettre à jour ma synchronisation comptable pour les remboursements de dépenses?
Pas toujours — cela dépend de votre configuration. Si vous utilisez QuickBooks Online, on vous demandera d'associer des comptes propres aux remboursements de dépenses : un pour les comptes fournisseurs, et un autre pour votre compte de compensation ou bancaire.
Puis-je soumettre une demande de remboursement de dépenses sans reçu?
Pas toujours — cela dépend de votre politique de soumission des remboursements de dépenses, configurée par un administrateur. Si votre politique de soumission n'exige pas de reçus, vous pouvez soumettre un rapport sans reçu. Cependant, si votre politique exige le téléversement d'un reçu, vous ne pourrez pas soumettre votre rapport pour approbation à moins qu'un reçu soit joint.
Puis-je créer des indemnités journalières pour les utilisateurs lors de la soumission de rapports de remboursement de dépenses?
Non. Float ne prend actuellement pas en charge les indemnités journalières dans les remboursements de dépenses.
Cependant, il existe quelques solutions de contournement que vous pouvez utiliser :
- Créez une carte virtuelle avec une limite expirant quotidiennement, correspondant au montant qu'ils sont autorisés à dépenser
- Pour en savoir plus sur les cartes et les limites, veuillez consulter cet article : Définir et modifier les limites des cartes Float
- Créez une politique de soumission d'indemnité journalière
- Indiquez dans le nom de la politique le montant de l'indemnité journalière (p. ex., indemnité journalière de 100 $/jour)
- Les utilisateurs peuvent sélectionner cette politique lors de la création de leurs rapports
- Veuillez noter : cela repose sur le fait que l'utilisateur soumette des dépenses respectant le montant de l'indemnité journalière. Il n'y a aucun contrôle dans Float empêchant les utilisateurs de soumettre un montant supérieur à l'indemnité journalière.
- Pour en savoir plus sur les politiques de soumission des remboursements de dépenses, veuillez consulter cet article : Configuration des politiques de soumission des remboursements de dépenses et FAQ