Le flux de travail des rapports de remboursement de dépenses permet aux utilisateurs de créer et de soumettre facilement des rapports de remboursement de dépenses, tout en garantissant des processus d'approbation précis.
Cet article vous offrira un aperçu général du flux de travail des rapports de remboursement de dépenses, de la création à la soumission et à l'approbation.
Pour des renseignements et instructions détaillés sur la création et la soumission de rapports de remboursement de dépenses, veuillez consulter les articles suivants ci-dessous :
Demander un remboursement personnel
Demander un remboursement personnel pour des frais de kilométrage
Créer et soumettre des rapports de remboursement de dépenses personnelles
Voici le flux de travail des rapports de remboursement de dépenses payées de la poche, de la création d'une demande à sa soumission pour approbation :
- Demander un remboursement de dépenses
- Nommez votre rapport, sélectionnez le type de dépense et les politiques
- Choisissez le type de dépense « Payée de la poche », et sélectionnez la politique d'approbation et de soumission pour votre rapport
- Sélectionnez la devise du rapport (abonnements Professionnel/Entreprise seulement)
- Sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez être remboursé
- Ajoutez des dépenses
- Ajoutez des reçus et codez les dépenses selon votre politique de soumission
- Soumettez pour approbation
- Vous pouvez trouver vos demandes soumises en accédant à Demandes > Mes demandes
Remarque sur la sélection de la devise du rapport
- Float prend en charge les versements directs en CAD et en USD
- Les clients ayant l'abonnement Essentiel ne peuvent verser les dépenses des employés qu'en CAD
- La devise du rapport, pour les utilisateurs ayant connecté leur compte bancaire personnel, correspondra par défaut à la devise du compte bancaire (c.-à-d. un compte bancaire en CAD entraîne une devise de rapport en CAD)
- Les utilisateurs n'ayant pas de compte bancaire personnel connecté peuvent choisir la devise du rapport dans laquelle ils souhaitent être remboursés. Nous prenons en charge les versements directs en CAD et en USD; les rapports soumis dans d'autres devises doivent être payés à l'extérieur de Float, et marqués comme réglés
Créer et soumettre des rapports de remboursement de dépenses personnelles (application mobile)
Suivez ces étapes pour créer un rapport de remboursement de dépenses personnelles et soumettre vos dépenses pour approbation dans l'application mobile Float :
- Ouvrez l'application mobile Float
- Touchez le bouton « + » dans le menu du bas
- Touchez « Demander un remboursement de dépenses » dans le menu
- Saisissez le nom de votre rapport, l'équipe, la politique d'approbation et la politique de soumission, puis touchez Suivant
- Choisissez comment ajouter votre dépense :
- Prendre une photo d'un reçu pour numériser et remplir automatiquement les détails
- Ajouter une dépense pour saisir les renseignements manuellement
- Ajouter du kilométrage pour demander un remboursement de kilométrage
- Une fois les renseignements de dépense ajoutés et la dépense marquée comme conforme, touchez le bouton Retour dans le coin supérieur gauche
- (optionnel) Répétez l'étape 5 pour ajouter plusieurs dépenses au rapport de remboursement de dépenses
- Une fois vos dépenses ajoutées, touchez « Soumettre pour approbation » pour soumettre votre rapport de remboursement de dépenses pour approbation
Créer et soumettre des rapports de remboursement de kilométrage
Si le kilométrage est activé, les utilisateurs peuvent ajouter des dépenses de kilométrage pour des déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel. Voici le flux de travail de remboursement de kilométrage, de la création d'un rapport à sa soumission pour approbation :
- Demander un remboursement de dépenses
- Nommez votre rapport et sélectionnez le type de dépense et les politiques
- Choisissez le type de dépense « Kilométrage », et sélectionnez la politique d'approbation et de soumission pour votre rapport
- Calcul automatique du remboursement
- Sélectionnez les taux et saisissez la distance; nous calculons automatiquement le montant du remboursement
- Soumettez pour approbation
Veuillez consulter notre article du centre d'aide ci-dessous sur la configuration des taux de kilométrage, afin que les utilisateurs puissent soumettre des rapports de kilométrage :
Configuration des taux de kilométrage pour les remboursements de dépenses
Resoumettre des rapports refusés
Si un rapport est refusé, Float facilite sa gestion et la modification pour le ressoumettre :
-
Notification et mise à jour du statut :
- Vous recevrez une notification lorsque votre rapport sera refusé. Le statut du rapport sera mis à jour à « Action requise »
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Consultez les commentaires de l'approbateur :
- Consultez la rétroaction de l'approbateur en cliquant sur le bouton « Commentaires », pour voir quelles modifications apporter
-
Resoumettez le rapport :
- Après avoir apporté les mises à jour nécessaires, resoumettez le rapport. Seul l'approbateur ayant refusé le rapport sera informé, et le processus reprendra là où il s'était arrêté
Approuver et refuser des rapports (administrateurs/gestionnaires seulement)
Les approbateurs jouent un rôle clé dans le flux de travail de remboursement de dépenses :
- Les approbateurs sont informés lorsqu'un rapport est soumis, selon la politique d'approbation des remboursements de dépenses.
- Les rapports en attente apparaîtront dans l'onglet « Nécessite une approbation » des approbateurs. Les approbateurs peuvent approuver les rapports directement, ou les refuser avec un commentaire expliquant le motif du refus.
- Si un rapport est refusé et resoumis, il retournera directement à l'approbateur original pour une révision plus approfondie.