Les politiques de soumission aident votre entreprise à recueillir les bons renseignements pour chaque transaction. Elles permettent d’assurer que les titulaires de carte incluent les renseignements dont les équipes financières ont besoin pour une codification, une révision et une production de rapports adéquates (comme un reçu, une description, un code du GL ou le nom des fournisseurs).
Qu’est-ce qu’une politique de soumission?
Une politique de soumission est un ensemble de règles définies par vos administrateurs Float et qui s’appliquent aux transactions par carte. Elle détermine :
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Quels renseignements sont requis pour chaque transaction (p. ex. reçu, description, code du GL)
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Quand une transaction est considérée comme conforme ou non conforme
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Si une carte doit être automatiquement suspendue lorsqu’un trop grand nombre de transactions ne contiennent pas les renseignements requis
Les politiques de soumission peuvent varier selon l’équipe, le service ou le type de dépense. Par exemple, votre organisation peut utiliser des politiques différentes pour les déplacements, l’intégration ou l’achat de matériel.
En savoir plus sur la restriction des codes du GL, des fournisseurs et des champs personnalisés : Restrictions des champs de la politique de soumission
Qui configure les politiques de soumission et à qui s’appliquent-elles?
Seuls les administrateurs Float (généralement des employés des services financiers ou TI, ou des ressources humaines) peuvent créer et gérer les politiques de soumission. Une politique est appliquée à une carte soit :
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Automatiquement lorsqu’un administrateur émet une nouvelle carte, ou
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manuellement, par le dépensier (si votre organisation utilise plusieurs politiques et permet aux utilisateurs de choisir)
Plusieurs politiques de soumission sont disponibles uniquement avec l’abonnement Professionnel de Float. Si vous avez l’abonnement Essentiels, votre compte utilise une seule politique, celle par défaut.
Que se passe-t-il si une transaction ne respecte pas la politique ?
Les transactions ne contenant pas les renseignements requis seront étiquetées comme non conformes. Les dépensiers voient ces transactions signalées dans leur tableau de bord Float et sont invités à fournir les renseignements manquants. Voir :
Dans certains cas, si trop de transactions sur une carte sont non conformes, la carte peut être automatiquement suspendue jusqu’à ce que les problèmes soient résolus. En apprendre davantage : Pourquoi ma carte a-t--elle été mise en pause pour violation de la politique de conformité des dépenses et comment la réactiver?
Comment puis-je voir quelle politique est appliquée à une carte?
Les dépensiers peuvent consulter la politique de soumission active depuis la page des Cartes :
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Allez dans Cartes > Physiques ou virtuelles
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Sélectionnez une carte pour afficher ses renseignements
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Sur le côté droit, dans Paramètres de la carte, cherchez la politique de soumission
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Cliquez sur le nom de la politique pour voir les renseignements requis pour la conformité
À quoi ressemble une transaction conforme?
Chaque transaction affiche un état de conformité :
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Icône bleue : conforme (tous les renseignements requis ont été fournis)
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Icône grise : non conforme (certains champs requis sont encore vides)
Pour respecter la conformité, assurez-vous de fournir tous les renseignements requis dans les 24 heures suivant la transaction.