Cet article explique comment autoriser le déblocage des fonds pour les paiements des comptes fournisseurs de Paiement de factures et de Remboursements de dépenses à partir de la page Paiements. Une autorisation est requise avant que les paiements puissent être traités.
Pour exiger l'autorisation de plusieurs administrateurs, consultez : Aperçu de la politique de déblocage de fonds multiniveaux et guide de configuration
Aperçu du guide
Qui peut autoriser les paiements?
Quand un paiement nécessite-t-il une autorisation?
Comment autoriser les paiements?
Où puis-je consulter l'historique de l'activité d'autorisation d'un paiement?
- Que se passe-t-il si l’autorisation n’est pas donnée avant la date de paiement prévue?
- Comment puis-je savoir quels autorisateurs doivent autoriser le paiement?
- Comment puis-je savoir quels paiements nécessitent mon autorisation et lesquels ont déjà été autorisés?
Qui peut autoriser les paiements?
Seuls l'administrateur principal et les administrateurs peuvent autoriser le déblocage des fonds pour les paiements des comptes fournisseurs.
Les teneurs de livres et les commis aux comptes fournisseurs peuvent planifier, consulter et suivre les paiements, mais ne peuvent pas les autoriser pour le traitement.
Une politique d'approbation du déblocage des fonds peut être configurée pour ajouter des processus d'approbation à l'autorisation du déblocage des fonds. Cela vous permet de déterminer qui peut autoriser le déblocage des fonds, de définir le nombre minimal d'administrateurs requis et d'ajouter des règles basées sur les montants, au besoin.
Quand un paiement nécessite-t-il une autorisation?
Une autorisation est requise :
- Après qu'une facture ou un remboursement de dépenses a été approuvé
- Après qu'une date de paiement a été établie
Les paiements dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements demeureront en attente jusqu'à ce qu'ils soient autorisés.
Comment autoriser les paiements?
Pour autoriser le déblocage des fonds pour un paiement planifié :
- Accédez à la page Paiements > onglet Autorisation requise
- Pour une autorisation groupée :
- Pour autoriser tous les paiements de cet onglet, sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » sous le bouton de téléchargement CSV
- Pour autoriser un nombre choisi de paiements dans cet onglet, utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs paiements > sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » au bas de la page
- Pour l'autorisation d'un seul paiement :
- Sélectionnez le bouton « Autoriser » à droite du paiement
- Une fois que tous les autorisateurs ont fourni leur autorisation, le paiement passera à l'onglet En attente
Où puis-je consulter l'historique de l'activité d'autorisation d'un paiement?
Vous pouvez consulter l'historique complet des événements liés à un paiement, y compris le moment où l'autorisation a été fournie et par quel utilisateur, dans le journal d'activité des paiements. Le journal d'activité est accessible à partir du panneau Détails du paiement sur la page Paiements en cliquant sur un paiement > sélectionnez « Journal d'activité ».
FAQ
Que se passe-t-il si l’autorisation n’est pas donnée avant la date de paiement prévue?
Si le paiement n'est pas autorisé par tous les autorisateurs avant la date de paiement prévue, il ne sera pas traité, et son statut passera à « Autorisation en retard ». La date de paiement devra être reportée en sélectionnant le bouton « Reporter » dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.
Une fois reporté, le ou les autorisateurs devront autoriser le déblocage des fonds avant la nouvelle date de paiement prévue.
Comment puis-je savoir quels autorisateurs doivent autoriser un paiement?
Si un paiement nécessite l'approbation de plusieurs autorisateurs, vous pouvez voir directement sur la page Paiements lesquels sont encore requis.
Comment vérifier :
- Accédez à Paiements > Autorisation requise
- Sélectionnez le paiement
- Dans la section Autorisation du déblocage des fonds, sélectionnez le menu déroulant pour voir quels utilisateurs ont déjà autorisé le paiement et lesquels ne l'ont pas encore fait
Comment puis-je savoir quels paiements nécessitent mon autorisation et lesquels ont déjà été autorisés?
En tant qu'autorisateur, vous pouvez vérifier quels paiements nécessitent toujours votre autorisation et lesquels vous avez autorisés en consultant la colonne État dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.