États de paiement des comptes fournisseurs et ce qu'ils signifient

Les paiements des comptes fournisseurs (CF) dans Float passent par une série d'étapes, de la planification jusqu'à l'achèvement. Chaque statut de paiement indique où en est le paiement dans le processus et si une action est requise. Cet article explique la signification de chaque statut et les prochaines étapes à suivre. Pour comprendre la progression générale des paiements, consultez : Aperçu de la page Paiements des comptes fournisseurs

Aperçu du guide

Sommaire des statuts des pages Paiement de factures et Remboursements de dépenses

Sommaire des statuts de paiement des comptes fournisseurs

Explication des statuts de la page Paiement de factures

Explication des statuts de la page Remboursements de dépenses

Explication des statuts de paiement des comptes fournisseurs

Sommaire des statuts des pages Paiement de factures et Remboursements de dépenses

Sommaire des statuts de paiement des comptes fournisseurs

Explication des statuts de la page Paiement de factures :

Brouillon

Quand cela est son état, vous pouvez :

• Vérifier et modifier les détails de la facture (fournisseur, codes GL, codes de taxes, etc.)
• Sélectionner ou modifier la politique d’approbation
• Définir ou modifier la source de financement
• Soumettez la facture pour approbation

En attente d’approbation

Les approbateurs peuvent :

• Réviser les détails de la facture

• Approuver la facture, la faisant passer à l'onglet Non payé

• Refuser la facture, la renvoyant aux brouillons pour révision

Détails du bénéficiaire manquants

Vous pouvez ajouter les détails de paiement d'un fournisseur de deux façons :

1. Sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > sélectionnez le fournisseur et ajoutez tous les détails de paiement > Enregistrer
2. Ouvrez une facture et sélectionnez le bouton « Ajouter les renseignements de paiement » pour le fournisseur > ajoutez les détails de paiement > Enregistrer

Pour en savoir plus, consultez : Gestion des fournisseurs et de leurs coordonnées bancaires pour le paiement des factures

Date de paiement manquante

Vous pouvez planifier une date de paiement pour une facture.

•  Planifier le paiement d'une seule facture :
  1. Allez à Paiement de factures > allez à Non réglé
  2. Ouvrez la facture
  3. Sélectionnez le bouton « Définir la date de paiement »
  4. Une fois la date de paiement définie, la facture passera automatiquement à l'onglet Planifié et pourra être actionnée à partir de la page Paiements
• Planifier un paiement groupé pour plusieurs factures :
  1. Accédez à Paiement de factures > Accéder à Non payé
  2. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs factures
  3. Une barre d'outils apparaîtra au bas de la page
  4. Sélectionnez le bouton « Définir la date de paiement »
  5. Une fois la date de paiement définie, les factures sélectionnées passeront à l'onglet Planifié et pourront être actionnées à partir de la page Paiements

Pour en savoir plus, consultez : Comment planifier, reprogrammer et annuler des paiements de factures.

Explication des statuts de la page Remboursements de dépenses :

Prêt pour révision

Vous pouvez réviser le rapport approuvé.

• Réviser et confirmer un seul rapport de remboursement de dépenses :
  1. Accédez à Remboursements de dépenses > Prêt pour révision
  2. Sélectionnez un rapport et révisez les détails
  3. Sélectionnez « Confirmé prêt » ou « Exporter et réviser »
  4. Une fois confirmé, le rapport passera à l'onglet Non payé et pourra être planifié pour le paiement
• Réviser et confirmer plusieurs rapports de remboursement de dépenses :
  1. Accédez à Remboursements de dépenses > Prêt à réviser
  2. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs rapports
  3. Sélectionnez « Confirmé prêt »
  4. Une fois confirmés, les rapports passeront à l'onglet Non payé et pourront être planifiés pour le paiement

Date de paiement manquante

Vous pouvez planifier une date de paiement pour un rapport.

• Planifier le paiement d'un seul rapport :
  1. Accédez à Remboursements de dépenses > Accéder à Non payé
  2. Ouvrez un rapport
  3. Sélectionnez le bouton « Définir la date de paiement »
  4. Une fois la date de paiement définie, le rapport passera automatiquement à l'onglet Planifié et pourra être actionné à partir de la page Paiements
• Planifier un paiement groupé pour plusieurs rapports :
  1. Accédez à Remboursements de dépenses > Accéder à Non payé
  2. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs rapports
  3. Une barre d'outils apparaîtra au bas de la page
  4. Sélectionnez le bouton « Définir la date de paiement »
  5. Une fois la date de paiement définie, les rapports sélectionnés passeront à l'onglet Planifié et pourront être actionnés à partir de la page Paiements

Pour en savoir plus, consultez : Gérer les paiements de remboursement et FAQ

Renseignements sur le destinataire manquants

Un administrateur peut ajouter les détails bancaires d'un dépensier, ou le dépensier peut ajouter ses propres détails bancaires.

• Ajouter les détails bancaires d'un dépensier en tant qu'administrateur :
  1. Accédez à Utilisateurs > recherchez et sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez ajouter des renseignements bancaires
  2. Accédez à la section « Connecter la banque » > cliquez sur « Modifier »
  3. Un code de vérification vous sera envoyé par courriel avec l'objet « Demande d'accès élevé » > saisissez le code de vérification
  4. Saisissez le numéro d'institution, de transit et de compte de l'utilisateur > cliquez sur « Connecter le compte »
• Comment les dépensiers peuvent ajouter leurs propres détails bancaires :
  1. Accédez à Paramètres > Profil
  2. Connectez-vous à votre banque par l'entremise de Plaid pour connecter instantanément votre compte, ou choisissez Connecter le compte manuellement pour saisir vos renseignements bancaires

Pour en savoir plus, consultez : Comment ajouter vos renseignements bancaires personnels pour recevoir des paiements de remboursement

Explication des statuts de paiement des comptes fournisseurs :

Autorisation requise

Un administrateur doit autoriser le déblocage des fonds pour que le traitement du paiement débute à la date prévue

Suivez le processus suivant :

1. Accédez à la page Paiements
2. Accédez à l'onglet Autorisation requise
3. Pour une autorisation groupée :
   • Pour autoriser tous les paiements de cet onglet, sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » sous le bouton de téléchargement CSV
   • Pour autoriser un nombre choisi de paiements dans cet onglet, utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs paiements > sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » au bas de la page
4. Pour l'autorisation d'un seul paiement :
5. Sélectionnez le bouton « Autoriser » à droite du paiement

Pour en savoir plus, consultez : Comment autoriser les paiements de comptes créditeurs

Autorisation en retard

Le paiement a été planifié, mais l'autorisation du déblocage des fonds n'a pas été fournie par un administrateur avant la date de paiement prévue.

Action requise :

• Le paiement doit être reporté à une nouvelle date
• Un administrateur devra autoriser le déblocage des fonds avant la nouvelle date de paiement

Pour ce faire :

1. Accédez à la page Paiements
2. Accédez à l'onglet Autorisation requise
3. Sélectionnez les points de suspension à droite du bouton Autoriser pour un paiement > sélectionnez le bouton « Reporter »
4. Planifiez une nouvelle date de paiement pour le paiement
5. Une fois reporté, un administrateur devra autoriser le déblocage des fonds en sélectionnant le bouton « Autoriser » à droite du paiement

Retrait en attente

Le paiement a été planifié pour une date future et son traitement débutera à cette date.

Paiement initié

Le traitement des paiements est initié. Le traitement d'un paiement correspond au temps nécessaire pour que le paiement soit envoyé de Float à la banque destinataire.

Points à considérer pour le traitement des paiements Paiement de factures :

Pour un traitement le jour même, le paiement doit être planifié avant l'heure limite quotidienne. Si le paiement est planifié après l'heure limite, le traitement débutera le jour ouvrable suivant.

Pour plus de renseignements, consultez : Délais et dates limites pour le traitement des paiements de factures

Paiement envoyé

Lorsqu'un paiement affiche le statut « Paiement envoyé » dans Float, cela indique que Float a bien envoyé le paiement à la banque du bénéficiaire, et non que le bénéficiaire a reçu les fonds sur son compte.

Points à considérer pour les paiements Paiement de factures :

• Après que Float a envoyé le paiement, la banque du fournisseur peut appliquer un délai de traitement supplémentaire avant de déposer les fonds sur le compte du destinataire.
• Ce délai de traitement varie selon la banque destinataire et peut prendre de 1 à 3 jours ouvrables.
• Pour en savoir plus, consultez : Délais et dates limites pour le traitement des paiements de factures

Si plus de 5 jours ouvrables se sont écoulés, que le fournisseur n'a toujours pas reçu les fonds et que le statut de la facture affiche toujours « Paiement envoyé » dans Float, veuillez communiquer avec Support@floatfinancial.com.

Marqué comme réglé

Le paiement a été manuellement marqué comme réglé dans Float.

Pour plus de détails, voir :

Indiquer que les factures sont réglées ou non réglées

Marquer les rapports de remboursements comme étant payés/impayés

Paiement en pause

Le traitement du paiement a été mis en pause. Pour déterminer la raison d'une pause et reprendre le paiement, veuillez communiquer avec le service de soutien à l'adresse support@floatfinancial.com.

Paiement échoué

Le paiement a échoué et les fonds ont été retournés à la source de financement ou sont en cours de retour. Examinez la raison de l’échec et apportez les modifications nécessaires avant de soumettre de nouveau le paiement échoué.

Pour plus de détails, voir :

Gestion des paiements de factures qui échouent

Gestion des paiements de remboursements qui ont échoué

Annulé

Le paiement a été annulé par Float. Pour plus de renseignements, veuillez contacter support@floatfinancial.com