Float peut verrouiller automatiquement une carte lorsqu'elle dépasse un nombre défini de violations de la politique de soumission. Les utilisateurs verront un message « Opérations manquant de renseignements requis » dans Float. Bien que cette fonctionnalité aide à faire respecter la conformité, les administrateurs ont la capacité de déverrouiller une carte manuellement — soit en remplaçant les paramètres de verrouillage automatique, soit en augmentant la limite de violation pour cette carte.
Aperçu du guide
Qu'est-ce qui fait qu'une carte est verrouillée automatiquement?
- Option 1 : remplacer le verrouillage automatique pour une carte précise
- Option 2 : augmenter le seuil de violation
- Option 3 : marquer les opérations comme conformes
Que faire si la carte ne se déverrouille pas?
Qu'est-ce qui fait qu'une carte est verrouillée automatiquement?
Lorsqu'un titulaire de carte ne complète pas les détails d'opération requis par la politique de soumission de votre entreprise (comme téléverser un reçu ou sélectionner un code GL), Float marque l'opération comme non conforme. Si le nombre d'opérations non conformes dépasse la limite définie dans la politique de soumission de la carte, la carte est automatiquement verrouillée.
Le verrouillage demeurera en vigueur jusqu'à ce que :
- Le dépensier résolve suffisamment de violations pour ramener le total sous le seuil permis
- Un administrateur intervienne en remplaçant le paramètre de verrouillage automatique, ou en ajustant la limite
Comment déverrouiller une carte verrouillée pour violations de la politique de conformité des dépenses?
Il existe 3 options d'action pour déverrouiller la carte. Une fois les opérations non conformes de la carte résolues, la carte sera automatiquement déverrouillée.
Option 1 : remplacer le verrouillage automatique pour une carte précise
Un administrateur Float peut exempter manuellement une carte précise de la règle de verrouillage automatique configurée dans sa politique de soumission.
Pour remplacer le verrouillage automatique :
- Accédez à Cartes > utilisez les filtres pour trouver la carte > sélectionnez la carte verrouillée
- Dans l'encadré Paramètres de la carte, cliquez sur la politique de soumission assignée
- Cochez la case Remplacer le verrouillage automatique pour cette carte
- Désactivez Verrouiller automatiquement cette carte pour violations de politique
- Cliquez sur Confirmer
Si la carte est actuellement verrouillée et que votre mise à jour ramène le nombre actuel de violations sous le nouveau seuil — ou désactive le verrouillage automatique — la carte sera déverrouillée immédiatement.
Option 2 : augmenter le seuil de violation
Si vous ne souhaitez pas désactiver entièrement le verrouillage automatique, vous pouvez simplement augmenter le seuil du nombre de violations permises pour cette carte.
Suivez les mêmes étapes que ci-dessus, mais au lieu de désactiver le verrouillage automatique, saisissez un nombre plus élevé dans le champ « Nombre de violations avant le verrouillage ».
Par exemple :
- Si la politique verrouille actuellement une carte après 3 violations > une carte ayant 4 violations sera verrouillée
- Si vous augmentez le seuil à 5 > la même carte sera déverrouillée, puisque le nombre de violations est maintenant sous le seuil
Option 3 : marquer les opérations comme conformes
Vous pouvez déverrouiller une carte en marquant la ou les opérations concernées comme conformes depuis la page Exportation des opérations.
Pour ce faire :
- Accédez à Comptabilité > Exportation des opérations
- Utilisez les filtres pour restreindre les résultats par :
- Titulaire de carte
- Carte
- Conformité — définissez ceci à « Non conforme à la politique »
- Sélectionnez la ou les opérations que vous souhaitez mettre à jour
- Sélectionnez une seule opération > sélectionnez le menu à trois points horizontaux au bas du panneau latéral Modifier les opérations > cliquez sur « Marquer comme conforme »
- Sélectionnez plusieurs opérations en bloc avec les cases à cocher > cliquez sur « Forcer la conformité »
Que faire si la carte ne se déverrouille pas?
Si la carte demeure verrouillée après avoir ajusté les paramètres, vérifiez de nouveau ce qui suit :
- Le nouveau seuil a-t-il été sauvegardé et confirmé?
- Reste-t-il des opérations non conformes non résolues au-dessus de la nouvelle limite?
- Le verrouillage automatique est-il toujours activé?