La fonctionnalité de Remboursements de Float simplifie la gestion des rapports de dépenses, offrant un moyen facile de gérer les frais remboursables et les rapports de kilométrage.
Pour obtenir un aperçu détaillé de la page Remboursements, consultez notre guide Aperçu et configuration des remboursements.
Répertoire de la foire aux questions
Premières étapes et admissibilité
Quand devrais-je utiliser les remboursements par rapport aux cartes Float?
Je suis actuellement inscrit au plan essentiel — puis-je utiliser la fonction de remboursements?
Est-ce que les entités américaines peuvent effectuer des paiements directs?
Visibilité et accès
Les employés peuvent-ils voir les remboursements dans Float?
Devises et utilisations à l'international
Quelles devises sont prises en charge par la fonctionnalité de remboursements de Float?
Comment Float gère-t-elle les remboursements internationaux?
Approbations et politiques
Les remboursements ont-ils besoin de politiques d'approbation différentes?
Comptabilité et production de rapports
À quelle date les remboursements apparaissent-ils sur le relevé de compte mensuel?
Ai-je besoin de mettre à jour mon système comptable pour les remboursements?
Soumission de remboursements
Puis-je soumettre une demande de remboursement sans reçu?
Quand devrais-je utiliser les remboursements par rapport aux cartes Float?
Les remboursements sont parfaits pour le kilométrage, les dépenses sur les cartes personnelles et les cas particuliers, y compris lorsqu'un employé préfère utiliser sa carte de crédit personnelle pour accumuler des points de récompense. Bien qu'il soit idéal d'utiliser une carte Float pour des dépenses prévues ou récurrentes pour une meilleure visibilité et des mesures de contrôle intégrées, les remboursements vous donnent de la flexibilité lorsque les cartes personnelles conviennent mieux ou sont nécessaires.
Les employés peuvent-ils voir les remboursements dans Float?
Pour que les employés puissent voir les remboursements, la fonctionnalité doit être activée. Lorsque vous activez la fonctionnalité sur la page des paramètres, les acheteurs peuvent voir l'option de demande de remboursement dans leur compte Float, tant sur l'ordinateur que sur un appareil mobile. Jusqu'à ce moment, la fonctionnalité de remboursement est masquée.
Je suis actuellement inscrit au plan essentiel — puis-je utiliser la fonction de remboursements?
Vous pouvez utiliser la fonction de remboursements dans le plan essentiel pour gérer les dépenses personnelles des employés. Vous aurez accès aux flux de travail d'approbation, aux politiques liées à la soumission, aux outils d'exportation et aux rapports sur les remboursements — tout ce dont vous avez besoin pour suivre et contrôler les dépenses. Gardez à l'esprit que les paiements doivent provenir de votre compte Float approvisionné (pas une banque liée), donc l'activation de l'auto-approvisionnement peut être une bonne façon de prévenir les délais. Seuls les paiements en $ CA sont disponibles dans les plans essentiels.
Quelles devises sont prises en charge par la fonctionnalité de remboursements de Float?
Float prend en charge les paiements de remboursement en $ CA et en $ US, mais certaines différences s'appliquent selon le plan :
- Dans le plan essentiel, seuls les paiements en $ CA sont pris en charge et les paiements doivent provenir de votre solde Float pré-approvisionné.
- Les entreprises inscrites aux plans professionnel et entreprise peuvent effectuer les remboursements en $ CA ou en $ US et les paiements proviennent du solde de caisse Float.
- Dans les plans professionnel et d'entreprise, les rapports peuvent toujours comprendre des dépenses dans d'autres devises (p. ex. EUR ou GBP), que Float convertit automatiquement en utilisant le taux quotidien. Ces remboursements doivent être payés à l'extérieur de Float et étiquetés comme étant payés.
À quelle date les remboursements apparaissent-ils sur le relevé de compte mensuel?
Les remboursements apparaissent sur votre relevé de compte selon la date de paiement programmé du rapport des dépenses, et non à la date à laquelle le rapport a été soumis ou approuvé.
Est-ce que les entités américaines peuvent effectuer des paiements directs?
Pas encore. Les entités américaines peuvent suivre et approuver les remboursements dans Float, mais les paiements doivent être gérés à l'extérieur de la plateforme.
Ai-je besoin d'approvisionner mon solde Float pour effectuer un remboursement?
Oui. Les paiements de remboursement proviennent du compte de caisse Float uniquement, donvous devez vous assurer que votre solde Folde est suffisamment bien financé pour couvrir les versements.
Les remboursements ont-ils besoin de politiques d'approbation différentes?
Pas nécessairement. Les remboursements et les demandes de carte utilisent des types de flux de travail séparés dans Float, mais vous pouvez choisir de garder la même structure d'approbation dans les deux flux si cela convient à votre équipe. Les clients du plan professionnel ont aussi la flexibilité d'adapter les politiques selon le service ou l'équipe d'un projet
Comment Float gère-t-elle les remboursements internationaux?
Float prend en charge les rapports multi-devises et convertit automatiquement les dépenses selon le taux quotidien. Les remboursements sont versés en $ CA ou en $ US — si une autre devise est utilisée, vous devez étiqueter le remboursement comme payé de manière externe.
Ai-je besoin de mettre à jour mon système comptable pour les remboursements?
Pas toujours — cela dépend de votre configuration. Si vous utilisez QuickBooks Online, vous serez invité à cartographier les comptes spécifiques aux remboursements : un pour les comptes créditeurs et un autre pour votre compte provisoire ou bancaire.
Puis-je soumettre une demande de remboursement sans reçu?
Pas toujours. Cela dépend de votre politique de soumission des remboursements, qui est établie par un administrateur. Si vous politique de remboursements ne nécessite pas toujours de reçus, vous pouvez soumettre un rapport sans reçu. Toutefois, si votre politique nécessite le téléversement d'un reçu, vous ne pouvez pas soumettre le rapport pour approbation à moins qu'il soit accompagné d'un reçu.
Puis-je créer des indemnités journalières pour les utilisateurs lors de la soumission des rapports de remboursement?
Non. Float ne prend pas en charge les indemnités journalières dans les remboursements pour le moment.
Cependant, vous pouvez utiliser certaines solutions de contournement :
- Créez une carte virtuelle avec une limite quotidienne avec le montant qu’ils sont autorisés à dépenser
- Pour en savoir plus sur les cartes et les limites, veuillez consulter cet article : Définir et modifier les limites des cartes Float
- Créez une politique de soumission des indemnités journalières
- Indiquez dans le nom de la politique le montant de l’indemnité journalière (p. ex. 100 $/jour)
- Les utilisateurs peuvent sélectionner cette politique lorsqu’ils créent leurs rapports
- Veuillez noter : Cela dépend de la soumission des dépenses par l’utilisateur qui respecte le montant de l’indemnité journalière. Il n’existe aucun contrôle dans Float qui les empêche de soumettre un montant supérieur à l’indemnité journalière.
- Pour en savoir plus sur les politiques de soumission des remboursements, veuillez consulter cet article : Configuration des politiques de soumission des remboursements & FAQ