Le flux de travail des rapports de remboursement dans Float permet aux utilisateurs de créer et soumettre facilement des rapports de remboursement, tout en assurant l’exactitude des processus d’approbation.
Cet article vous offre un aperçu général du processus de gestion des rapports de remboursement, de la création à la soumission et à l’approbation.
Pour des renseignements détaillés et des instructions sur la création et la soumission des rapports de remboursement, veuillez consulter les articles suivants :
Demander un remboursement personnel
Demander un remboursement personnel pour des frais de kilométrage
Création et soumission de rapports de remboursement personnel
Voici le processus de gestion des rapports de remboursement des frais avancés, de la création de la demande à sa soumission pour approbation :
- Demander un remboursement
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Nommez votre rapport et sélectionner le type de dépenses et de politiques
- Choisissez le type de dépense « Dépenses personnelles » et sélectionnez la politique d’approbation et de soumission pour votre rapport
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Sélectionner la devise du rapport (abonnements Professionnel et Entreprise uniquement)
- Sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez être remboursé
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Ajouter des dépenses
- Ajoutez les reçus et codez les dépenses conformément à votre politique de soumission
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Soumettre pour approbation
- Vous pouvez trouver les demandes que vous avez présentées en allant à Demandes > Mes demandes
Remarque sur la sélection de la devise du rapport
- Float prend en charge les paiements directs en $ CA et $ US
- Les clients ayant un abonnement Essentiels ne peuvent effectuer les paiements des dépenses des employés qu’en $ CA
- Pour les utilisateurs dont le compte bancaire personnel a été connecté, la devise utilisée dans les rapports établis est par défaut la devise de ce compte bancaire (p. ex. compte bancaire en $ CA = devise du rapport en $ CA)
- Les utilisateurs qui n’ont pas de compte bancaire personnel connecté peuvent choisir la devise dans laquelle ils souhaitent être remboursés. Nous prenons en charge les paiements directs en $ CA et $ US; les rapports soumis dans d’autres devises doivent être payés en dehors de Float et marqués comme Payés
Création et soumission des rapports de remboursement des frais kilométriques
Si les frais de parcours sont activés, cela permet aux utilisateurs de soumettre des frais de kilométrage pour les voyages d’affaires effectués avec un véhicule personnel. Voici le processus de remboursement des frais de kilométrage, de la création du rapport à sa soumission pour approbation :
- Demander un remboursement
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Nommer votre rapport et sélectionner le type de dépenses et de politiques
- Choisissez le type de dépense « kilométrage » et sélectionnez la politique d’approbation et de soumission pour votre rapport
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Calcul automatique du remboursement
- Sélectionnez les taux et saisissez la distance; nous calculons automatiquement le montant du remboursement
- Soumettre pour approbation
Veuillez consulter notre article du Centre d’aide ci-dessous sur la configuration des taux de kilométrage, afin que les utilisateurs puissent soumettre des rapports de parcours :
Configuration des tarifs kilométriques pour les remboursements
Soumettre de nouveau un rapport refusé
Si un rapport est refusé, Float permet d’y remédier facilement et d’apporter des modifications pour le soumettre à nouveau :
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Notification et mise à jour d’état :
- Vous recevrez une notification lorsque votre rapport sera refusé. L’état du rapport sera mis à jour avec la mention « Action requise »
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Examiner les commentaires de l’approbateur :
- Vérifiez la rétroaction de l’approbateur en cliquant sur le bouton « Commentaires » afin de déterminer les modifications à apporter
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Soumettre à nouveau le rapport :
- Après avoir effectué les mises à jour nécessaires, soumettez à nouveau le rapport. Seul l’approbateur qui a refusé le rapport en sera informé, et le processus reprendra là où il s’était arrêté
Approbation et refus des rapports (administrateurs et gestionnaires uniquement)
Les approbateurs jouent un rôle essentiel dans le processus de remboursement :
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Les approbateurs sont informés lorsqu’un rapport est soumis, selon le processus d’approbation.
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Les rapports en attente sont affichés dans l’onglet « Nécessite une approbation » des approbateurs. Les approbateurs peuvent approuver les rapports directement ou les refuser avec un commentaire en expliquant la raison.
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Si un rapport est refusé et soumis de nouveau, il retourne directement à la personne chargée de l’approbation d’origine, pour un examen complémentaire.