La configuration de votre politique de soumission des remboursements de dépenses vous permet de définir les renseignements que les employés doivent inclure dans leurs demandes de remboursement. Vous pouvez configurer des exigences de soumission telles que la capture de reçus, les codes GL, les champs personnalisés et les codes de taxe.
Configurer les politiques de soumission des remboursements de dépenses
Vous pouvez accéder à vos politiques de soumission des remboursements de dépenses en suivant les étapes ci-dessous :
- Paramètres > Politiques de soumission > Politiques de remboursement
Créer des politiques de soumission des remboursements personnels
Vous pouvez créer plusieurs politiques de soumission des remboursements de dépenses pour les dépenses payées de la poche des employés. Les utilisateurs ne devraient utiliser cette politique que pour des dépenses qui ne sont pas liées à un déplacement professionnel effectué avec un véhicule personnel. Nous avons une politique de kilométrage distincte permettant aux utilisateurs de soumettre des demandes de remboursement pour des dépenses liées à un déplacement.
Veuillez noter : plusieurs politiques de soumission sont offertes aux clients ayant les abonnements Professionnel et Entreprise. Les clients ayant l’abonnement Essentiel disposent d'une seule politique de soumission des remboursements personnels par défaut, qui peut être modifiée.
Comment créer une politique de soumission des remboursements personnels :
- Accédez à Paramètres > Politiques de soumission > Politiques de remboursement > cliquez sur « Créer une nouvelle politique de remboursement »
- Donnez un nom et une description à la politique
- Déterminez ce qui doit être exigé lorsqu'un utilisateur soumet un rapport :
- Vous pouvez définir les options ci-dessous comme étant Requis, Non requis ou Masqué :
- Reçus, descriptions, fournisseurs, codes GL, champs personnalisés (p. ex. les classes QBO) et codes de taxe
- Vous pouvez définir les options ci-dessous comme étant Requis, Non requis ou Masqué :
- Cliquez sur « Sauvegarder la politique »
Configurer les politiques de soumission du kilométrage
Cette politique s'applique aux dépenses de kilométrage pour un déplacement professionnel effectué avec un véhicule personnel.
Pour que les utilisateurs puissent soumettre des rapports de kilométrage, le kilométrage doit être activé dans vos paramètres de remboursements, et les taux de kilométrage doivent être configurés. Consultez l'article ci-dessous de notre centre d'aide pour savoir comment activer les taux de kilométrage pour les remboursements de dépenses :
Configuration des taux de kilométrage pour les remboursements de dépenses
Comment créer une politique de kilométrage (Professionnel et Entreprise seulement) :
- Accédez à Paramètres > Politique de soumission > Politiques de kilométrage
- Cliquez sur « Créer une nouvelle politique de kilométrage »
- Entrez un nom et une description pour la politique
- Sélectionnez les éléments que vous souhaitez exiger lors de la soumission d'un rapport de kilométrage :
- Pièces jointes, description du trajet, application de codes GL, champs personnalisés
- Cliquez sur « Sauvegarder la politique »
Modifier une politique de soumission des remboursements de dépenses
La politique de soumission des remboursements de dépenses par défaut s'applique automatiquement aux utilisateurs de Float. Les clients ayant les abonnements Professionnel et Entreprise disposent de la politique par défaut et peuvent également créer plusieurs autres politiques d'approbation des remboursements de dépenses pour des équipes précises.
Les clients ayant l’abonnement Essentiel sont limités à une seule politique d'approbation des remboursements de dépenses modifiable.
Comment modifier une politique de remboursement :
- Accédez à Paramètres > Politiques de soumission > Politiques de remboursement
- Sélectionnez la politique que vous souhaitez modifier > apportez les modifications souhaitées aux éléments que vous voulez exiger des utilisateurs (c.-à-d. reçus, descriptions, codes GL, champs personnalisés, codes de taxe) >
- Cliquez sur « Sauvegarder la politique »
Renseignements importants sur les politiques de soumission
- Modifications de la politique : les mises à jour des politiques de soumission s'appliqueront aux nouveaux rapports de remboursement de dépenses soumis après que les modifications ont été apportées. Les rapports soumis avant l'enregistrement des modifications suivront les exigences de la politique précédente.
Foire aux questions sur les politiques de soumission des remboursements de dépenses
Les politiques de soumission des remboursements de dépenses sont-elles associées à des équipes (abonnement Professionnel seulement)?
Non. Contrairement aux politiques de soumission des cartes, les politiques de soumission des remboursements de dépenses ne peuvent pas être restreintes à des équipes. Nous recommandons de créer plusieurs politiques de soumission pour vos équipes afin que les utilisateurs sachent laquelle sélectionner lorsqu'ils créent leurs rapports.