Les champs personnalisés sont une autre façon de catégoriser vos transactions dans Float! Les champs personnalisés offrent aux administrateurs et aux aides-comptables une plus grande flexibilité pour créer des catégories de transactions personnalisées afin de catégoriser et de suivre les dépenses.
Pour afficher vos champs personnalisés, accédez à Paramètres > Champs personnalisés en tant qu'administrateur ou commis comptable!
Créer des champs personnalisés
Si vous avez intégré Float à votre système comptable, nous récupérerons automatiquement les classes, les catégories de suivi, les départements, les emplacements, les dimensions et plus encore de ces systèmes, comme champs personnalisés. Les utilisateurs du forfait Professionnel auront aussi l'option de créer des champs personnalisés propres à Float, en plus des données de leur système comptable.
Si vous n'avez pas de système comptable intégré connecté à Float, vous pourrez créer vos propres champs personnalisés.
Remarque : les champs personnalisés propres à Float créés par les clients du forfait Essentiel seront supprimés si une intégration comptable est ajoutée.
Comment créer des champs personnalisés
Vous pouvez créer un nouveau champ personnalisé en cliquant sur le bouton « + Ajouter un champ personnalisé » dans le coin supérieur droit de la page.
Vous serez invité à choisir le type de champ :
-
Sélection multiple : où les options apparaissent dans une liste déroulante
- Vous pouvez choisir les options précises que vous souhaitez offrir à vos employés.
- Texte court : où une petite zone de texte sera visible
- Texte long : où une plus grande zone de texte sera visible
Les champs de texte court et long personnalisés ne sont offerts que sur le forfait Professionnel.
Remarque : les champs personnalisés créés directement dans Float ne s'exporteront pas vers votre logiciel comptable (QBO, Xero, NetSuite). Si vous avez une intégration comptable, veuillez créer l'équivalent de champ personnalisé (décrit ci-dessous) dans votre logiciel comptable, et le synchroniser vers Float.
Modifier, masquer et supprimer les champs personnalisés
- Les noms des options de champ personnalisé peuvent être modifiés en tout temps en cliquant sur le bouton à côté de l'option que vous souhaitez modifier
- Les options peuvent être supprimées en cliquant sur le bouton « Supprimer ».
- Veuillez noter que vous ne pouvez supprimer que les champs personnalisés créés dans Float.
- Si vos champs personnalisés ont été synchronisés depuis votre logiciel comptable, vous devez masquer toutes les options dans Float.
- Les administrateurs et les teneurs de livres peuvent également masquer des options pour empêcher les dépensiers de les utiliser pour catégoriser des opérations, en cliquant sur l'icône à côté d'une option.
- Les options masquées sont barrées et affichent l'icône d'invisibilité
Champs personnalisés avec intégration comptable
Float s'intègre directement avec QuickBooks Online (QBO), Xero et NetSuite. Pour les comptes ayant une intégration comptable active, la plupart des caractères et catégories comptables sont importés directement depuis votre logiciel comptable. Si vous les créez directement dans Float, ils ne s'exporteront pas vers votre logiciel comptable.
Les champs personnalisés que nous prenons en charge sont :
- QBO : classes, clients et projets, emplacements
- Xero : catégories de suivi
- NetSuite : classes, départements, emplacements et tout segment personnalisé que vous créez
Automatisation avec les champs personnalisés
Une fois les champs personnalisés créés ou synchronisés dans Float, tous les utilisateurs de votre compte peuvent commencer à catégoriser leurs opérations avec ces champs personnalisés. Les administrateurs et les teneurs de livres peuvent également restreindre les champs personnalisés visibles par politique de soumission.
Le processus de catégorisation des opérations avec les champs personnalisés peut également être automatisé pour chaque commerçant ou carte.
Règles d'opération
Les administrateurs et les teneurs de livres peuvent créer de nouvelles règles d'opération pour des commerçants normalisés, qui catégorisent automatiquement toutes les opérations avec ce commerçant selon des renseignements comptables précis. Pour ce faire :
- Accédez à la page Exportation des opérations dans le menu latéral gauche
- Cliquez sur « Gérer les règles d'opération » dans le coin supérieur droit
- Cliquez sur « + Créer une nouvelle »
- Sélectionnez le commerçant pour lequel vous souhaitez créer la règle, remplissez les champs personnalisés et cliquez sur « Sauvegarder »
Une fois une règle d'opération créée, toutes les nouvelles opérations effectuées avec ce commerçant seront désormais automatiquement catégorisées sous les champs personnalisés sélectionnés.
Automatisation de carte
Pour automatiser la catégorisation des opérations avec les champs personnalisés pour vos cartes, accédez à la page de la carte concernée. Cliquez sur le champ des champs personnalisés sous la section « Automatisation comptable », et ajoutez-y l'option souhaitée.
Une fois configuré, toutes les nouvelles opérations sur la carte seront automatiquement codées avec l'option de champ personnalisé sélectionnée.
N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse support@floatfinancial.com, nous serons ravis de vous aider!