Les politiques d'approbation vous permettent de définir des processus d'approbation pour les nouvelles demandes de carte et de limite.
Les dépensiers peuvent soumettre des demandes de dépense et des remboursements de dépenses, chacune déclenchant un processus d'approbation personnalisé avec un ou plusieurs approbateurs. Les processus des politiques d'approbation peuvent être personnalisés selon l'équipe, le montant demandé, et si la demande est pour une dépense temporaire ou récurrente.
Plusieurs politiques d'approbation ne sont offertes qu'avec l'abonnement Professionnel. L'abonnement Essentiel inclut une seule politique d'approbation par défaut modifiable. Communiquez avec support@floatfinancial.com pour effectuer une mise à niveau!
Modifier la politique d'approbation par défaut
Pour les entreprises ayant l'abonnement Essentiel de Float, et/ou si une équipe n'a pas été précisée sur la demande de dépense, la « politique d'approbation par défaut » sera automatiquement appliquée.
Pour modifier la politique d'approbation par défaut, accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > Politique d'approbation par défaut > « Modifier ».
Créer une politique d'approbation personnalisée (abonnement Professionnel)
Les politiques d'approbation se trouvent dans les paramètres de votre compte. Pour créer une nouvelle politique d'approbation :
- Accédez à « Paramètres » → « Politiques d'approbation »
- Cliquez sur « Ajouter une politique d'approbation » dans le coin supérieur droit de la page
- Personnalisez votre politique d'approbation :
- Ajoutez un nom de politique (p. ex., dépenses d'intégration, dépenses de l'équipe des ventes, etc.)
- Assignez cette politique à une ou plusieurs équipes. Cela déterminera le processus d'approbation pour les demandes soumises par les dépensiers au sein de l'équipe.
- Sélectionnez le type de demande de carte, récurrente ou temporaire.
- Dépense récurrente : ceci ne devrait être sélectionné que pour les dépenses récurrentes, comme les abonnements logiciels, les paiements de fournisseurs, la publicité ou les avantages mensuels.
- Limite temporaire : ceci devrait être sélectionné pour toute dépense ponctuelle (comme un voyage d'affaires ou un dîner d'équipe) ayant une date d'expiration précise.
[VIDÉO FRANÇAISE REQUISE : démonstration de la création d'une politique d'approbation (loom.com/embed/c30df0ffe1974dfdaad3920de7da024f) — la vidéo source est en anglais seulement]
Ajouter des approbations à plusieurs niveaux
Les politiques d'approbation peuvent avoir plusieurs approbateurs. Les politiques peuvent avoir différents niveaux d'approbation, selon le montant et le type de limite! Voici comment mettre en œuvre ces contrôles.
Plusieurs approbateurs
- Accédez à « Paramètres » → « Politiques d'approbation » → sélectionnez la politique d'approbation que vous souhaitez modifier, ou créez-en une nouvelle.
- Choisissez un ou des premiers approbateurs
- Cliquez sur « + Ajouter une étape d'approbation », et ajoutez autant de niveaux d'approbation que nécessaire!
Approbateurs dynamiques
Les approbateurs dynamiques sont une option permettant aux administrateurs d'assigner une valeur dynamique pour un approbateur, lors de la création d'une politique d'approbation suivant la hiérarchie organisationnelle. Il y a trois options pour les approbateurs dynamiques — gestionnaire de premier niveau, gestionnaire de deuxième niveau et gestionnaire de troisième niveau.
Gestionnaire de premier niveau — le gestionnaire direct de l'employé, calculé dynamiquement selon qui fait la demande
Gestionnaire de deuxième niveau — le gestionnaire du gestionnaire de premier niveau d'un utilisateur. Si cet utilisateur n'existe pas dans la hiérarchie organisationnelle, son étape est ignorée.
Gestionnaire de troisième niveau — le gestionnaire du gestionnaire de deuxième niveau.
Si vous souhaitez qu'une politique d'approbation soit dirigée vers le gestionnaire direct de l'utilisateur, choisissez l'un des gestionnaires énumérés sous « Approbateur dynamique » dans le menu déroulant.
Vous pouvez également choisir un gestionnaire ou administrateur précis comme approbateur pour toute étape, en recherchant directement son nom. Pour ajouter plus d'un utilisateur à la même étape d'approbation, utilisez un groupe d'approbation.
Niveau d'approbation par type de dépense
Les processus d'approbation ne sont pas les mêmes pour les limites récurrentes ou temporaires. Basculez entre les types de dépense pour voir à quoi ressemble votre politique pour chacun.
Niveaux d'approbation par montant
Vous pouvez ajouter ou réduire les étapes d'approbation, et changer les approbateurs selon le montant de la demande! Dans l'éditeur de politique d'approbation, cliquez sur « Ajouter un niveau », et choisissez le seuil de dépense pour ce niveau. Vous pouvez maintenant sélectionner un nouvel approbateur, et ajouter une étape d'approbation pour les demandes de dépense dépassant ce montant!
Les niveaux d'approbation ne sont pas les mêmes pour différents types de dépense. Vous devrez créer des niveaux distincts pour les dépenses récurrentes et temporaires.
Lorsque plusieurs politiques sont offertes à un utilisateur
Si plusieurs politiques d'approbation sont offertes à un utilisateur (par exemple, si l'utilisateur est membre de plusieurs équipes), il pourra choisir entre elles lors de la soumission de la demande de dépense.
La demande sera acheminée pour approbation selon la configuration de la politique sélectionnée par l'utilisateur.
Si les utilisateurs ont accès à plusieurs politiques, nous recommandons de leur donner des noms clairs, afin que les utilisateurs puissent identifier la bonne sélection.
Approbations automatiques
Les approbations automatiques surviennent lorsqu'une demande de dépense est soumise, et est automatiquement approuvée, sans nécessiter d'action d'un autre utilisateur.
Les demandes de dépense pourraient être approuvées automatiquement dans l'une des situations suivantes :
Le demandeur est également l'approbateur : si le demandeur est inscrit comme le seul approbateur dans une politique d'approbation (comme la « politique d'approbation par défaut »), toute demande qu'il soumet sera approuvée automatiquement.
Le demandeur est l'un des nombreux approbateurs à la même étape : si le demandeur est l'un des nombreux approbateurs à une seule étape (p. ex., les employés A, B et C sont tous des approbateurs de premier niveau, et l'employé A soumet une demande), elle sera approuvée automatiquement, puisqu'il est inclus comme approbateur à cette étape.
Le demandeur est à la fois membre de l'équipe et gestionnaire de l'équipe : si une personne est assignée comme approbateur pour sa propre équipe, et est également inscrite comme membre, ses soumissions sous cette équipe seront approuvées automatiquement.
Aucun approbateur n'est défini dans la politique d'approbation par défaut : si une demande de carte ou de remboursement de dépenses est soumise, et qu'aucun approbateur n'est défini dans la politique d'approbation par défaut, la demande sera approuvée automatiquement, puisqu'il n'y a personne à qui l'envoyer.