Les politiques d’approbation vous permettent de définir des flux d’approbation pour les nouvelles demandes de carte et de limite.
Les dépensiers peuvent soumettre des demandes de dépenses et des remboursements, et chaque demande déclenche un flux de travail d’approbation personnalisé avec un ou plusieurs approbateurs. Les politiques d’approbation peuvent être personnalisées en fonction de l’équipe, du montant demandé et du caractère ponctuel ou récurrent de la dépense.
Les politiques d’approbation multiples sont disponibles uniquement dans le cadre du plan professionnel. L’abonnement Essentiel propose une politique d’approbation modifiable par défaut. Contactez support@floatfinancial.com pour mettre à niveau!
Modifier la politique d’approbation de factures par défaut
Pour les entreprises ayant souscrit à l’abonnement Essentials de Float ou si aucun nom de membre de l’Équipe n’a été indiqué dans la demande de dépense, la « Politique d’approbation par défaut » sera automatiquement appliquée.
Pour modifier la Politique d’approbation par défaut, allez dans Paramètres > Politiques d’approbation > Politique d’approbation par défaut > Modifier.
Créer une politique d’approbation personnalisée (abonnement Professionnel)
Les politiques d'approbation sont en vigueur dans les paramètres de votre compte. Pour créer une nouvelle politique d'approbation:
- Accédez à «Paramètres » → « Politiques d’approbation »
- Cliquez sur «Ajouter une politique d'approbation» dans le coin supérieur droit de la page
- Personnalisez votre politique d'approbation:
- Ajoutez un nom de la politique (ex. dépenses d'intégration, dépenses de l'équipe de vente, etc.)
- Affectez cette politique à une ou plusieurs équipes. Cela déterminera le flux de travail d'approbation des demandes soumises par les dépensiers au sein de l'équipe.
- Sélectionnez le type de demande de carte, récurrente ou temporaire.
- Dépenses récurrentes :Cette option ne doit être sélectionnée que pour les dépenses récurrentes, telles que les abonnements aux logiciels, les paiements aux fournisseurs, la publicité ou les avantages mensuels.
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Limite temporaire :Cette limite devrait être sélectionnée pour toute dépense ponctuelle (comme un voyage professionnel ou un déjeuner d'équipe) qui aura une date d'expiration précise.
Ajout d'approbations à paliers multiples
Les politiques d’approbation peuvent avoir plusieurs approbateurs. Les politiques peuvent avoir différents niveaux d’approbation en fonction du montant et du type de limite! Voici un moyen de mettre en œuvre ces contrôles.
Approbateurs multiples
- Accédez à « Paramètres » → « Politiques d’approbation » → sélectionnez la politique d’approbation que vous souhaitez modifier ou créez une nouvelle politique d’approbation.
- Choisir un (des) premier (s) approbateur (s)
- Cliquez sur « +Ajouter une étape d'approbation » et ajoutez autant de couches d'approbation que nécessaire!
Approbateurs dynamiques
Les approbateurs dynamiques sont une option permettant aux administrateurs d’attribuer une valeur dynamique à un approbateur lors de la création d’une stratégie d’approbation qui suit la hiérarchie organisationnelle. Trois options sont proposées pour les approbateurs dynamiques : gestionnaire de premier niveau, gestionnaire de deuxième niveau et gestionnaire de troisième niveau.
Gestionnaire de premier niveau – Le gestionnaire direct de l’employé, calculé de façon dynamique en fonction de la personne qui fait la demande
Gestionnaire de deuxième niveau - Le gestionnaire du gestionnaire de premier niveau des utilisateurs. Si ces utilisateurs n’existent pas dans la hiérarchie organisationnelle, cette étape est ignorée.
Gestionnaire de troisième niveau - Le gestionnaire du gestionnaire de deuxième niveau.
Si vous souhaitez que la politique d’approbation soit transmise au supérieur immédiat de l’utilisateur, sélectionnez l’un des supérieurs répertoriés sous « Approbateur dynamique » dans le menu déroulant.
Vous pouvez également choisir un gestionnaire ou un administrateur particulier comme approbateur pour n’importe quelle étape en recherchant directement son nom. Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la même étape d’approbation, utilisez un groupe d’approbation.
Niveau d’approbation par type de dépense
Les flux d'approbation ne sont pas les mêmes pour les limites récurrentes et les limites temporaires. Passez d'un type de dépense à l'autre pour voir à quoi ressemble votre politique pour chacun d'entre eux.
Niveaux d’approbation par montant
Vous pouvez ajouter ou réduire les étapes d'approbation et modifier les approbateurs en fonction du montant de la demande! Dans l'éditeur de stratégie d'approbation, cliquez sur «Ajouter un niveau » et choisissez le seuil de dépenses pour ce niveau. Vous pouvez désormais sélectionner un nouvel approbateur et ajouter une étape d'approbation pour les demandes de dépenses dépassant ce montant !
Les niveaux d'approbation ne sont pas les mêmes pour les différents types de dépenses. Vous devrez créer des niveaux distincts pour les dépenses récurrentes et temporaires.
Lorsque plusieurs politiques sont disponibles pour un utilisateur
Si plusieurs politiques d’approbation sont disponibles pour un utilisateur (par exemple, si l’utilisateur est membre de plusieurs équipes), il pourra en sélectionner une parmi celles disponibles lors de la soumission de la demande de dépense.
La demande sera ensuite transmise pour approbation par la personne appropriée selon la politique que l’utilisateur aura sélectionnée.
Si les utilisateurs ont accès à plusieurs politiques, nous recommandons de les nommer clairement pour qu’ils puissent identifier la politique appropriée.
Approbations automatiques
Les approbations automatiques ont lieu lorsqu’une demande de dépense est soumise et qu’elle est automatiquement approuvée sans intervention d’un autre utilisateur.
Les demandes de dépenses peuvent être approuvées automatiquement dans l’une des situations suivantes :
La personne qui dépose la demande est également celle qui l’approuve : Si la personne qui dépose la demande est répertoriée comme seule approbatrice dans une politique d'approbation (comme la « Politique d'approbation par défaut »), toute demande qu'elle soumet sera automatiquement approuvée.
La personne qui présente la demande est l’un des nombreux approbateurs à la même étape : Si la personne qui présente la demande est l’un des nombreux approbateurs à une seule étape (p. ex. les employés A, B et C sont tous des approbateurs de premier niveau et l’employé A présente une demande), celle-ci sera automatiquement approuvée puisqu’ils sont inclus comme approbateurs à cette étape.
La personne qui présente la demande est à la fois membre et chef d'équipe : Si une personne est désignée comme approbateur pour sa propre équipe et figure également parmi les membres, les demandes qu’elle présente au nom de cette équipe seront automatiquement approuvées.
Aucun approbateur n’est défini dans la politique d’approbation par défaut : Si une demande de carte ou de remboursement est soumise et qu'aucun approbateur n’est défini dans la politique d’approbation par défaut, la demande sera automatiquement approuvée, car il n’y a personne à qui l’envoyer.