Aperçu des politiques d'approbation

Les politiques d'approbation et les flux d'approbation intelligente vous permettent de définir et d'appliquer vos dépenses pour les équipes directement dans Float !

Une fois les politiques en place, les dépensiers peuvent soumettre des demandes de dépenses, ce qui déclenche un flux de travail d'approbation personnalisé avec un ou plusieurs approbateurs. Ces politiques peuvent être personnalisées en fonction de l'équipe, du montant demandé et du caractère temporaire ou récurrent de la dépense.

Remarque : Les politiques d'approbation multiples sont disponibles uniquement dans le plan professionnel. Le plan essentiel autorise une politique d'approbation modifiable par défaut. Contactez support@floatcard.com pour une mise à jour !

Politiques d'approbation par défaut

Si vous optez pour le plan essentiel ou si le dépensier n'a pas indiqué d'équipe, une « politique d'approbation par défaut » s'appliquera automatiquement.

Les niveaux d'approbation de cette politique peuvent être modifiés en allant à «Paramètres» →«Politiques d'approbation »→«Politique d'approbation par défaut»

Comment créer une politique d'approbation personnalisée?

Les politiques d'approbation sont en vigueur dans les paramètres de votre compte. Pour créer une nouvelle politique d'approbation:

1. Accédez à «Paramètres» →«Politiques d'approbation»
2. Cliquez sur «Ajouter une politique d'approbation» dans le coin supérieur droit de la page
3. Personnalisez votre politique d'approbation:
   • Ajoutez un nom de la politique (ex. dépenses d'intégration, dépenses de l'équipe de vente, etc.)
   • Affectez cette politique à une ou plusieurs équipes. Cela déterminera le flux de travail d'approbation des demandes soumises par les dépensiers au sein de l'équipe.
   • Sélectionnez le type de demande de carte, récurrente ou temporaire.
     • Dépenses récurrentes :Cette option ne doit être sélectionnée que pour les dépenses récurrentes, telles que les abonnements aux logiciels, les paiements aux fournisseurs, la publicité ou les avantages mensuels.
     • Limite temporaire :Cette limite devrait être sélectionnée pour toute dépense ponctuelle (comme un voyage professionnel ou un déjeuner d'équipe) qui aura une date d'expiration précise.

Ajout d'approbations à paliers multiples

Les politiques d'approbation peuvent avoir plusieurs approbateurs, elles peuvent également avoir différents niveaux d'approbation en fonction du montant et du type de limite! Voici un moyen de mettre en œuvre ces contrôles.

Approbateurs multiples

1. Accédez aux «Paramètres» →«Politiques d'approbation» →Politique d'approbation que vous souhaitez modifier OU commencer à créer une nouvelle politique
2. Choisir un (des) premier (s) approbateur (s)
3. Cliquez sur « +Ajouter une étape d'approbation » et ajoutez autant de couches d'approbation que nécessaire!

Approbateurs dynamiques

Les approbateurs dynamiques sont une option permettant aux administrateurs d’attribuer une valeur dynamique à un approbateur lors de la création d’une stratégie d’approbation qui suit la hiérarchie organisationnelle. Il existe trois options pour les approbateurs dynamiques : gestionnaire niveau 1, gestionnaire niveau 2 et gestionnaire niveau 3.

• • Par exemple, avec les approbateurs dynamiques, vous pouvez créer une stratégie d'approbation unique, qui s'applique à toutes les équipes de l'entreprise (ou sélectionner le nombre d'équipes) et qui a la séquence d'approbation suivante:
    • 0 à 300 $: Aucune approbation requise
    • 300 $ et plus:
      • Premier approbateur: Gestionnaire niveau 1 - gestionnaire direct de l'employé calculé dynamiquement en fonction de l'auteur de la demande
      • Deuxième approbateur: Gestionnaire niveau 3 - le gestionnaire du gestionnaire du gestionnaire direct de l'employé qui demande les dépenses calculées dynamiquement. Si cet utilisateur n'existe pas dans la hiérarchie organisationnelle, son étape est ignorée.
      • Troisième approbateur: Jen McNamee - utilisateur spécifique. Il peut s'agir de n'importe quel gestionnaire ou administrateur dans Float, sans avoir besoin de suivre la structure organisationnelle de l'entreprise.

Si vous souhaitez qu'une politique d'approbation soit dirigée vers le gestionnaire direct de l'utilisateur, choisissez l'un des gestionnaires répertoriés sous «Approbateur dynamique » dans la liste déroulante.

Niveaux d'approbation par type de dépense

Les flux d'approbation ne sont pas les mêmes pour les limites récurrentes et les limites temporaires. Passez d'un type de dépense à l'autre pour voir à quoi ressemble votre politique pour chacun d'entre eux.

Niveaux d'approbation par montant

Vous pouvez ajouter ou réduire les étapes d'approbation et modifier les approbateurs en fonction du montant de la demande! Dans l'éditeur de stratégie d'approbation, cliquez sur «Ajouter un niveau » et choisissez le seuil de dépenses pour ce niveau. Vous pouvez désormais sélectionner un nouvel approbateur et ajouter une étape d'approbation pour les demandes de dépenses dépassant ce montant !

Les niveaux d'approbation ne sont pas les mêmes pour les différents types de dépenses. Vous devrez créer des niveaux distincts pour les dépenses récurrentes et temporaires.