Cet article explique comment approuver le déblocage des fonds pour les paiements de factures, de remboursement de dépenses et Envoyer de l'argent à partir de la page Paiements. L'approbation du déblocage des fonds est requise avant que les paiements puissent être traités.
Pour exiger l'approbation du déblocage des fonds de plusieurs administrateurs, consultez : Aperçu de la politique de déblocage multiniveaux et guide de configuration
Aperçu du guide
Qui peut approuver le déblocage des fonds?
Quand un paiement nécessite-t-il l'approbation du déblocage des fonds?
Comment approuver le déblocage des fonds?
Où puis-je consulter l'historique des approbations de déblocage des fonds d'un paiement?
- Que se passe-t-il si le déblocage des fonds n'est pas approuvé avant la date de paiement prévue?
- Comment savoir quels approbateurs doivent encore approuver le déblocage des fonds?
- Comment savoir quels paiements nécessitent encore l'approbation du déblocage des fonds et lesquels ont déjà été approuvés?
Qui peut approuver le déblocage des fonds?
Seuls l'administrateur principal et les administrateurs peuvent approuver le déblocage des fonds pour les paiements.
Les teneurs de livres et les commis aux comptes fournisseurs peuvent planifier, consulter et suivre les paiements, mais ne peuvent pas approuver le déblocage des fonds pour le traitement.
Une politique d'approbation du déblocage des fonds peut être configurée pour ajouter des processus d'approbation au déblocage des fonds. Cela vous permet de déterminer qui peut approuver le déblocage des fonds, de définir le nombre minimal d'administrateurs requis et d'ajouter des règles basées sur les montants, au besoin.
Quand un paiement nécessite-t-il l'approbation du déblocage des fonds?
L'approbation du déblocage des fonds est requise :
- Après qu'une facture ou un remboursement de dépenses a été approuvé
- Après qu'un paiement Envoyer de l'argent a été soumis
- Après qu'une date de paiement a été établie
Les paiements dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements demeureront en attente jusqu'à ce que le déblocage des fonds soit approuvé.
Comment approuver le déblocage des fonds?
Pour approuver le déblocage des fonds pour un paiement planifié :
- Accédez à la page Paiements > onglet Autorisation requise
- Pour une approbation groupée :
- Pour approuver tous les paiements de cet onglet, sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » sous le bouton de téléchargement CSV
- Pour approuver un nombre choisi de paiements de cet onglet, utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs paiements > sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » au bas de la page
- Pour l'approbation d'un seul paiement :
- Sélectionnez le bouton « Autoriser » à droite du paiement
- Une fois que tous les approbateurs ont donné l'approbation du déblocage des fonds, le paiement passera à l'onglet En attente
Où puis-je consulter l'historique des approbations de déblocage des fonds d'un paiement?
Vous pouvez consulter l'historique complet des événements liés à un paiement, y compris le moment où le déblocage des fonds a été approuvé et par quel utilisateur, dans le journal d'activité des paiements. Le journal d'activité est accessible à partir du panneau Détails du paiement de la page Paiements en cliquant sur un paiement > sélectionnez « Journal d'activité ».
Pour plus de détails, consultez : Journal d'activité pour les paiements
FAQ
Que se passe-t-il si le déblocage des fonds n'est pas approuvé avant la date de paiement prévue?
Si l'approbation du déblocage des fonds n'a pas été donnée par tous les approbateurs avant la date de paiement prévue, le paiement ne sera pas traité, et son statut passera à « Autorisation en retard ». La date de paiement devra être reportée en sélectionnant le bouton « Reporter » dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.
Une fois la date reportée, le ou les approbateurs devront donner l'approbation du déblocage des fonds avant la nouvelle date de paiement prévue.
Comment savoir quels approbateurs doivent encore approuver le déblocage des fonds?
Si un paiement nécessite l'approbation de plusieurs approbateurs, vous pouvez voir directement sur la page Paiements lesquels sont encore requis.
Comment vérifier :
- Accédez à Paiements > Autorisation requise
- Sélectionnez le paiement
- Dans la section Autorisation du déblocage des fonds, sélectionnez le menu déroulant pour voir quels utilisateurs ont déjà autorisé le paiement et lesquels ne l'ont pas encore fait
Comment savoir quels paiements nécessitent encore l'approbation du déblocage des fonds et lesquels ont déjà été approuvés?
En tant qu'approbateur, vous pouvez vérifier quels paiements nécessitent encore votre approbation du déblocage des fonds et lesquels vous avez déjà approuvés en consultant la colonne Statut de l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.
Paiements qui nécessitent votre autorisation :
[CAPTURE D'ÉCRAN FRANÇAISE REQUISE : Payments page, Needs Authorization tab, Status column showing a payment that still requires the viewer's funds release approval]
Paiements que vous avez déjà autorisés :
[CAPTURE D'ÉCRAN FRANÇAISE REQUISE : Payments page, Needs Authorization tab, Status column showing a payment the viewer has already approved]