Float offre aux administrateurs et aux gestionnaires des outils flexibles pour gérer les dépenses de l’entreprise avant, pendant et après leur réalisation. Comprendre comment les politiques d’approbation, les politiques de soumission et les politiques d’examen des transactions fonctionnent ensemble est essentiel pour mettre en place des contrôles efficaces sans ralentir les équipes.
Chaque type de politique sert un objectif différent dans le cycle de vie des dépenses :
1. Politiques d’approbation : Contrôle avant dépense
Les politiques d’approbation permettent de contrôler les dépenses avant même qu’elles ne soient effectuées. Vous pouvez créer des politiques d’approbation pour les demandes de nouvelles cartes et de nouvelles limites, les demandes de remboursement et les soumissions de factures. Cela garantit que les demandes sont approuvées avant que les fonds ne soient mis à disposition.
Ces politiques précisent qui doit approuver les demandes de carte ou de limite en fonction de conditions telles que :
[nous évoquons ici les demandes de carte ou de limite, mais non les remboursements ni les factures]
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Équipe
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Montant de dépenses
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Type de demande (récurrente ou temporaire)
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Par exemple :
Vous pouvez mettre en place une politique qui prévoit que toute demande de déplacement supérieure à 2 000 $ émanant de l’équipe des ventes doit être approuvée par un directeur et un directeur financier.
Les chaînes d’approbation peuvent être simples ou comporter plusieurs étapes et peuvent inclure :
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Des approbateurs fixes (personnes particulières)
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Des approbateurs dynamiques (en fonction du gestionnaire ou du service du demandeur)
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Une fois la demande approuvée, l’utilisateur peut accéder à sa carte ou à sa limite et effectuer des achats.
Pour savoir comment créer des politiques d’approbation, consultez l’article Politiques d’approbation - Aperçu.
2. Politiques de soumission : Veillez à ce que les informations requises soient fournies
Les politiques de soumission définissent les informations que les utilisateurs doivent fournir après une transaction par carte.
Vous pouvez avoir besoin de :
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Reçus
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Descriptions
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Nom du fournisseur
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Codes GL
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Champs personnalisés (comme client ou projet)
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Codes des impôts
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Les administrateurs peuvent choisir le niveau de rigueur de la politique. Par exemple, vous pouvez suspendre automatiquement les cartes si les utilisateurs manquent un certain nombre de soumissions.
Ces politiques permettent de garantir la clarté et l’exactitude de vos rapports notamment lors de la synchronisation avec votre intégration comptable.
Pour en savoir plus sur la création de politiques de soumission, consultez l’article Créer et modifier des politiques de soumission.
3. Politiques de vérification des transactions : vérifiez les dépenses après qu’elles ont été effectuées
Les politiques de vérification des transactions permettent aux gestionnaires et aux administrateurs de vérifier les transactions réglées après que les dépenses ont été effectuées.
Vous pouvez configurer des règles pour déclencher des vérifications en fonction :
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du montant de la transaction
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Équipe
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Ces vérifications sont effectuées après le règlement de la transaction et sont distinctes des tâches de soumission. Les gestionnaires peuvent vérifier et approuver les transactions directement dans Float, ce qui permet de détecter les habitudes de dépenses inhabituelles ou de garantir le respect des politiques.
À noter : Les remboursements, les frais en suspens et les crédits ne sont pas inclus dans les processus de vérification.
Pour savoir comment créer des politiques de vérification des transactions, consultez l’article Configuration des politiques de vérification des transactions.