FAQ sur les violations de la politique de conformité concernant les dépenses

Cet article répond aux questions fréquentes sur ce qui constitue une violation de la politique de conformité des dépenses dans Float, comment la conformité est mesurée et comment les violations affectent les titulaires de carte.

Répertoire de la foire aux questions

Qu’est-ce qu’une violation de la politique de conformité des dépenses?

Une violation survient lorsqu'un titulaire de carte ne soumet pas tous les renseignements requis pour une opération. Les champs obligatoires sont définis dans la politique de soumission assignée à la carte.

Exemples de renseignements manquants pouvant entraîner une violation :

• Aucun reçu téléversé
• Aucun fournisseur sélectionné
• Code GL ou champ personnalisé manquant
• Aucune description de l'opération

Comment les champs requis sont-ils définis?

Les champs obligatoires sont configurés par votre administrateur dans la politique de soumission. Chaque champ peut être marqué comme :

• Obligatoire — doit être rempli pour que l'opération soit conforme
• Non obligatoire — optionnel pour le dépensier
• Masqué — non visible pour le dépensier

Seuls les champs marqués comme « Obligatoire » déclencheront une violation de conformité s'ils demeurent incomplets.

Quand une opération devient-elle une violation?

Lorsqu'une opération apparaît dans votre compte et qu'il lui manque des champs obligatoires, elle est marquée comme non conforme et comptabilisée comme une violation.

Comment puis-je savoir si une opération est conforme?

La conformité est affichée directement sur la page Toutes les opérations :

• Une icône bleue signifie que l'opération est conforme
• Une icône grise signifie qu'il manque des champs obligatoires à l'opération

Cliquez sur une opération à icône grise pour voir ce qui manque, et soumettre les renseignements requis.

Les champs obligatoires sont remplis; pourquoi l'opération est-elle toujours non conforme?

Même si tous les champs obligatoires sont remplis, l'opération peut tout de même être non conforme si l'un de ces champs contient une valeur restreinte.

Les administrateurs peuvent restreindre les valeurs disponibles dans le cadre d'une politique de soumission, par exemple en n'activant que certaines valeurs dans le champ « Code GL ». Ces valeurs restreintes n'empêchent toutefois pas les administrateurs de les sélectionner. Les administrateurs peuvent toujours voir et choisir toutes les options d'un champ, même celles restreintes.

Il est donc possible qu'un administrateur sélectionne une valeur restreinte lors de la soumission ou de la modification. Le champ est techniquement complet, mais la politique signale tout de même l'opération comme non conforme.

Il existe deux façons de corriger cela :

• Modifier l'opération pour retirer ou remplacer la valeur restreinte
• Ou, si l'opération est autrement acceptable, un administrateur peut la marquer manuellement comme conforme :
  1. Accédez à Comptabilité > Exportation des opérations
  2. Repérez et sélectionnez l'opération
  3. Sélectionnez les 3 points dans le coin inférieur droit, à côté de « Prêt à exporter »
  4. Sélectionnez « Marquer comme conforme »

Une opération marquée manuellement comme non conforme peut-elle redevenir conforme?

Oui! Une opération précédemment marquée comme non conforme peut redevenir conforme. Pour ce faire :

1. Accédez à Exportation des opérations > Révision nécessaire
2. Recherchez et sélectionnez l'opération dans la section Révision nécessaire > sélectionnez les points de suspension au bas de la page
3. Sélectionnez Marquer comme conforme

Notez que cela ne peut être fait que depuis la section Révision nécessaire. Si l'opération se trouve dans Prêt à exporter, vous devrez sélectionner les points de suspension à côté du bouton Exporter, et la marquer comme Non prête. L'opération se déplacera vers Révision nécessaire, où vous pourrez suivre les étapes ci-dessus.

Les violations s’appliquent-elles aux demandes de dépense?

Non. Les violations ne s'appliquent qu'aux opérations complétées effectuées avec une carte Float. Les demandes de dépense sont traitées séparément, et ne sont pas incluses dans les calculs de conformité.

Une violation peut-elle être supprimée?

Oui. Une fois que le titulaire de carte soumet les renseignements manquants, l'opération devient conforme. Cela réduira son nombre total de violations.

Si une opération a déjà été exportée vers le système comptable et ne peut pas être modifiée par le titulaire de carte, un administrateur peut la marquer manuellement comme conforme depuis Exportation des opérations > repérer et cliquer sur l'opération > « Marquer comme conforme ».

Que se passe-t-il en cas de trop nombreuses violations?

Si le nombre de violations dépasse le seuil défini dans la politique de soumission de demande, la carte peut être mise en pause automatiquement. Le titulaire de la carte voit un message dans Float et ne peut pas utiliser la carte tant que le problème n’est pas résolu.

Pour en savoir plus, consultez Mise en pause automatique des cartes et Pourquoi ma carte est-elle mise en pause et comment la réactiver.

Les changements de politique affectent-ils les opérations existantes?

Non. Si un administrateur met à jour la politique de soumission — par exemple, en changeant quels champs sont obligatoires — cela ne s'applique pas rétroactivement aux opérations passées. Seules les nouvelles opérations sont évaluées selon la politique mise à jour.

Les dépensiers peuvent-ils voir les exigences de la politique?

Oui. Sur la page Cartes, les dépensiers peuvent consulter la politique de soumission qui régit leur carte. Cliquer sur le nom de la politique affiche tous les champs requis.

Les opérations exportées ont-elles une incidence sur la conformité des dépenses?

Les opérations exportées n'ont pas d'incidence sur la conformité des dépenses. Bien que ces opérations puissent tout de même apparaître comme non conformes dans Float, elles ne comptent pas dans votre total de violations de conformité, une fois révisées et exportées.