Cet article répond aux questions fréquentes sur ce qui constitue une violation de la politique de conformité des dépenses dans Float, comment la conformité est mesurée et comment les violations affectent les titulaires de carte.
Qu’est-ce qu’une violation de la politique de conformité des dépenses?
Comment les champs requis sont-ils définis?
Quand une transaction devient-elle une violation?
Comment savoir si une transaction est conforme?
Les champs requis sont remplis, alors pourquoi la transaction est-elle encore non conforme?
Les violations s’appliquent-elles aux demandes de dépense?
Une violation peut-elle être supprimée?
Que se passe-t-il en cas de trop nombreuses violations?
Les changements de politique affectent-ils les transactions déjà réalisées?
Les dépensiers peuvent-ils voir les exigences de la politique?
Les transactions exportées ont-elles une incidence sur la conformité des dépenses?
Qu’est-ce qu’une violation de la politique de conformité des dépenses?
Une violation se produit lorsqu’un titulaire de carte ne soumet pas toutes les informations requises pour une transaction. Les champs requis sont définis dans la politique de soumission qui régit la carte.
Exemples de renseignements manquants pouvant entraîner une violation :
Pas de reçu téléversé
Pas de commerçant sélectionné
Code du GL ou champ personnalisé manquant
Pas de description de la transaction
Comment les champs requis sont-ils définis?
Les champs requis sont configurés par votre administrateur dans la politique de soumission. Chaque champ peut être marqué comme suit :
Requis : doit être renseigné pour que la transaction soit conforme
Non requis : facultatif pour le dépensier
Masqué : entièrement invisible pour le dépensier
Seuls les champs marqués comme « Requis » entraînent une violation de la conformité s’ils ne sont pas renseignés.
Quand une transaction devient-elle une violation?
Lorsqu’une transaction s’affiche dans votre compte et que certains champs obligatoires sont manquants, elle est marquée comme non conforme et considérées comme une violation.
Comment savoir si une transaction est conforme?
La conformité est affichée directement sur la page Toutes les transactions :
Une icône bleue signifie que la transaction est conforme
Une icône grise signifie que des renseignements requis concernant la transaction manquent
Cliquez sur une transaction avec une icône grise pour voir ce qui manque et soumettre les renseignements requis.
Les champs requis sont remplis, alors pourquoi la transaction est-elle encore non conforme?
Même si tous les champs requis sont renseignés, la transaction peut quand même être non conforme si l’un de ces champs contient une valeur restreinte.
Les administrateurs peuvent restreindre les valeurs disponibles dans le cadre d’une politique de soumission, par exemple en n’autorisant que certaines valeurs dans le champ « Code du GL ». Ces valeurs restreintes n’empêchent toutefois pas les administrateurs de les sélectionner. Les administrateurs peuvent toujours voir et choisir toutes les options d’un champ, même les options restreintes.
Il est donc possible pour un administrateur de sélectionner une valeur restreinte lors de la soumission ou de la modification. Le champ est techniquement complet, mais la politique signale tout de même la transaction comme non conforme.
Il existe deux moyens de régler ce problème :
Mettre à jour la transaction pour supprimer ou remplacer la valeur restreinte
Ou, si la transaction est acceptable par ailleurs, un administrateur peut la marquer manuellement comme conforme :
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- Accédez à Comptabilité > Exportation des transactions
- Repérez et sélectionnez la transaction
- Sélectionnez les 3 points dans le coin inférieur droit à côté de « Prêt à exporter »
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Sélectionnez « Marquer comme conforme »
Les violations s’appliquent-elles aux demandes de dépense?
Non. Les violations s’appliquent uniquement aux transactions traitées effectuées avec une carte Float. Les demandes de dépenses sont traitées séparément et ne sont pas prises en compte pour la conformité.
Une violation peut-elle être supprimée?
Oui. Une fois que le titulaire de la carte soumet les renseignements manquants, la transaction devient conforme. Cela réduit le nombre de violations.
Si une transaction a déjà été exportée vers le système comptable et ne peut pas être modifiée par le titulaire de carte, un administrateur peut la marquer comme conforme manuellement, dans Exportation des transactions, localisez et cliquez sur la transaction et « Marquer comme conforme ».
Que se passe-t-il en cas de trop nombreuses violations?
Si le nombre de violations dépasse le seuil défini dans la politique de soumission de demande, la carte peut être mise en pause automatiquement. Le titulaire de la carte voit un message dans Float et ne peut pas utiliser la carte tant que le problème n’est pas résolu.
Pour en savoir plus, consultez Mise en pause automatique des cartes et Pourquoi ma carte est-elle mise en pause et comment la réactiver.
Les changements de politique affectent-ils les transactions déjà réalisées?
Non. Si un administrateur met à jour la politique de soumission (par exemple en modifiant les champs requis) cela ne s’applique pas rétroactivement aux transactions passées. Seules les nouvelles transactions sont évaluées selon la politique mise à jour.
Les dépensiers peuvent-ils voir les exigences de la politique?
Oui. Sur la page Cartes, les dépensiers peuvent consulter la politique de soumission qui régit leur carte. Cliquer sur le nom de la politique affiche tous les champs requis.
Les transactions exportées ont-elles une incidence sur la conformité des dépenses?
Les transactions exportées n’ont aucune incidence sur la conformité des dépenses. Même si ces transactions peuvent encore apparaître comme non conformes dans Float, elles ne sont pas prises en compte dans le nombre total de violations de conformité une fois qu’elles ont été examinées et exportées.