Cet article explique comment autoriser le déblocage de fonds pour les paiements de comptes créditeurs des pages Paiement de factures et Remboursements à partir de la page Paiements. Une autorisation est nécessaire avant que les paiements puissent être traités.
Pour exiger l'autorisateur de plusieurs administrateurs, voir : Aperçu de la politique de déblocage mutiniveaux et guide de configuration
Aperçu du guide
Qui peut autoriser les paiements?
Quand un paiement a-t-il besoin d'une autorisation?
Comment peut-on autoriser des paiements?
- Que se passe-t-il si l’autorisation n’est pas donnée avant la date de paiement prévue?
- Comment puis-je savoir quels autorisateurs doivent autoriser le paiement?
- Comment puis-je savoir quels paiements nécessitent mon autorisation et lesquels ont déjà été autorisés?
Qui peut autoriser les paiements?
Seul l'administrateur principal et les administrateurs peuvent autoriser le déblocage de fonds pour le paiement de comptes créditeurs.
Les commis comptables et les commis aux comptes créditeurs peuvent programmer, voir et suivre les paiements, mais ne peuvent pas les autoriser à des fins de traitement.
Quand un paiement a-t-il besoin d'une autorisation?
Une autorisation est requise :
- Après qu'une facture ou qu'un remboursement a été approuvé
- Une fois la date de paiement fixée
Les paiements dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements resteront en suspens jusqu'à ce qu'ils soient autorisés.
Comment peut-on autoriser des paiements?
Pour autoriser le déblocage de fonds pour un paiement programmé :
- Allez à la page Paiements, puis à l'onglet Autorisation requise
- Pour une autorisation par lot :
- Pour autoriser tous les paiements dans cet onglet, sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » sous le bouton de téléchargement en CSV
- Pour autoriser certains paiements seulement dans cet onglet, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les paiements, puis sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » au bas de la page
- Pour l'autorisation d'un seul paiement :
- Sélectionnez le bouton « Autoriser » à droite du paiement
- Une fois que l'autorisation est fournie par tous les autorisateurs, le paiement est déplacé à l'onglet En suspens
FAQ
Que se passe-t-il si l’autorisation n’est pas donnée avant la date de paiement prévue?
Si aucun autorisateur n'autorise le paiement avant la date programmée du paiement, le paiement ne sera pas traité et l'état du paiement passera à « Autorisation en retard ». La date de paiement devra être reprogrammée en sélectionnant le bouton « Reprogrammer » dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.
Une fois le paiement reprogrammé, un ou des administrateurs devront autoriser le déblocage des fonds avant la nouvelle date de paiement programmée.
Comment puis-je savoir quels autorisateurs doivent autoriser un paiement?
Si un paiement nécessite l'approbation de plusieurs autorisateurs, vous pouvez voir les approbations de quels autorisateurs sont toujours nécessaires directement sur la page Paiements.
Comment vérifier :
- Allez à Paiements > Autorisation requise
- Sélectionnez le paiement
- Dans la section d'autorisation de déblocage de fonds, sélectionnez le menu déroulant pour voir quels utilisateurs ont ou n'ont pas encore autorisé le paiement
Comment puis-je savoir quels paiements nécessitent mon autorisation et lesquels ont déjà été autorisés?
En tant qu'autorisateur, vous pouvez vérifier quels paiements nécessitent toujours votre autorisation et lesquels vous avez autorisés en consultant la colonne État dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.
Paiements qui nécessitent votre autorisation :
Paiements que vous avez déjà autorisés :