Les automatisations comptables des cartes vous aident à simplifier le codage de fin de mois en appliquant automatiquement les bons renseignements comptables à chaque transaction effectuée avec une carte spécifique.
Lorsque vous configurez des règles d’automatisation concernant les cartes, Float associe automatiquement aux transactions effectuées avec cette carte des champs comme les codes du GL, les codes fiscaux, les fournisseurs et d’autres champs comptables. Cela réduit le travail manuel, améliore la cohérence et facilite la clôture de fin de mois.
Pour plus de renseignements sur les automatisations comptables, veuillez consulter :
Automatisation de la comptabilité avec des règles sur les transactions
Personnes qui peuvent configurer l’automatisation comptable pour les cartes
Seuls les utilisateurs ayant les rôles suivants peuvent créer des règles d’automatisation pour des cartes :
- Administrateur principal
- Administrateur
Comment configurer l’automatisation comptable à partir de la page des cartes
Pour configurer l’automatisation comptable pour une carte en tant qu’administrateur ou administrateur principal :
- Connectez-vous à votre compte Float sur app.floatfinancial.com.
- Allez dans Cartes dans la barre de navigation de gauche.
- Sélectionnez l’onglet Virtuelle ou Physique, puis choisissez la carte à laquelle vous souhaitez ajouter des automatisations.
- Faites défiler la page des détails de la carte jusqu’à la section Automatisations comptables.
-
Configurez les automatisations que vous souhaitez appliquer (vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs, seulement ceux qui sont nécessaires) :
a. Description
b. Code du GL
c. Fournisseur comptable
d. Code des impôts
- Cliquez sur Confirmer après chaque champ pour enregistrer vos modifications.
Une fois la configuration effectuée, toutes les transactions réalisée avec cette carte seront automatiquement codées à l’aide de l’automatisation comptable définie. Les titulaires de carte, les administrateurs et les commis comptables peuvent toujours ajuster ces valeurs pour chaque transaction, au besoin.
Comment configurer l’automatisation comptable lors de la création d’une carte
- Connectez-vous à votre compte Float sur app.floatfinancial.com.
- Allez à la page Cartes dans la barre de navigation de gauche et sélectionnez Créer une carte
- Après avoir saisi les renseignements requis, faites défiler vers le bas jusqu’à la section Règles d’automatisation des cartes.
-
Configurez les automatisations que vous souhaitez appliquer (vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs, seulement ceux qui sont nécessaires) :
a. Description
b. Code du GL
c. Fournisseur comptable
d. Code des impôts
- Cliquez sur Créer.
Une fois la carte créée, toutes les transactions futures effectuées avec cette carte utiliseront ces paramètres d’automatisation par défaut, mais le titulaire de la carte, les administrateurs et les commis comptables peuvent modifier les valeurs renseignées pour chaque transaction.
Comment l’automatisation des cartes fonctionne avec les règles sur les transactions
Les règles d’automatisation des cartes ont priorité sur les règles sur les transactions.
Si une règle sur les transactions et une règle d’automatisation d’une carte sont toutes les deux configurées, la transaction sera codée selon la règle de la carte. Cela rend l’automatisation particulièrement utile lorsque :
- Les cartes sont créées pour des usages précis (par exemple, « Abonnements marketing » ou « Déplacements »)
- Vous souhaitez que les transactions réalisées avec ces cartes soient codées automatiquement avec les mêmes codes du GL, codes fiscaux, fournisseurs et autres champs comptables
C’est l’une des façons les plus efficaces d’automatiser le codage de fin de mois, puisque les transactions effectuées avec des cartes conçues à cet effet peuvent être entièrement codées automatiquement selon les paramètres que vous configurez.
Pour plus de renseignements sur les règles sur les transactions, veuillez consulter : Que sont les règles sur les transactions et comment peut-on les configurer?