Comment créer des stratégies de soumission personnalisées

Comment Créer des Stratégies de Soumission Personnalisées

1. Comment Créer une Politique de Soumission

2. Personnaliser votre politique de soumission

3. Modifier les politiques existantes

4. Supprimer une politique existante

5. Comment sélectionner une politique de soumission pour les demandes de dépenses et la création de cartes

6. Comment modifier la politique de soumission des cartes existantes

7. Comment remplir les informations requises pour vos transactions

8. Notifications appliquées aux politiques de soumission

Les politiques de soumission vous permettent de créer et d'appliquer des directives sur les informations requises pour les dépenses de vos équipes dans Float. Ces politiques peuvent être personnalisées en fonction des équipes et des dépenses spécifiques telles que les déplacements, l'intégration, les avantages sociaux, etc. Les politiques de soumission font partie de la fonction Politique de dépenses de Float qui vous permet de mettre en œuvre les directives de dépenses de votre entreprise dans Float.

Remarque: Les politiques multiples ne sont disponibles que pour les utilisateurs du Plan professionnel. Les clients du plan Essentiel n'auront accès qu'à une seule politique de soumission par défaut! Pour mettre à niveau votre forfait, veuillez envoyer un message à support@floatcard.com

Comment cela affecte vos utilisateurs:

• Les administrateurs pourront définir si des reçus ou des codes GL sont requis et appliquer le nombre de transactions qui peuvent avoir des informations manquantes avant la mise en pause d'une carte. De plus, les administrateurs pourront appliquer des codes GL spécifiques à chaque politique.
• Les dépensiers auront la possibilité de sélectionner la politique de soumission qui représente le mieux leur demande de dépenses et d'appliquer leur propre code GL à leurs transactions. 

Comment créer une politique de soumission

1. Accédez à la page Paramètres en bas à gauche de la barre latérale de navigation
   
   
2. Au bas de la page Paramètres, sélectionnez Politiques de soumission
   
   
3. Cliquez sur Créer dans la partie gauche de la page Politiques de soumission.

Personnaliser votre politique de soumission

1. Donnez un nom et une description à votre soumission
• Il est souhaitable d'être aussi descriptif que possible, car le dépensier utilisera cette description pour sélectionner la police la plus appropriée à ses dépenses.
2. Indiquez si vos champs sont obligatoires, non obligatoires ou masqués pour les cartes à usage unique ou récurrentes de cette politique.
• Vous pouvez indiquer si un champ est requis pour toutes les transactions ou pour un montant supérieur à $.
3. Définit si la pause automatique de conformité de la carte doit être activée pour les champs obligatoires sélectionnés, ainsi que le nombre de violations de transactions pouvant être commises avant la mise en pause de la carte du dépensier.
   
   

Modifier les politiques existantes

1. Sélectionner une politique existante 
• Faites les changements nécessaires et n'oubliez pas de sauvegarder!

Supprimer une politique existante

1. Sélectionner une politique existante
• Au bas de la politique, vous pourrez sélectionner le bouton pour supprimer.
  
• Vous devrez sélectionner une politique de remplacement pour les cartes existantes liées à la politique supprimée
  

Comment sélectionner une politique de soumission pour la demande de dépenses et la création de cartes

Lorsque vous demandez une carte ou créez une carte pour votre équipe, veuillez sélectionner la police la plus appropriée pour les dépenses à venir. Si vous ne savez pas quelle politique choisir, veuillez communiquer avec votre administrateur pour plus d'informations.

Comment modifier la politique de soumission pour les cartes existantes

1. Accédez à la page des cartes dans le menu de gauche
   
2. Sélectionnez la carte que vous souhaitez modifier
3. Les gestionnaires pourront modifier et mettre à jour quelle politique de soumission devrait s'appliquer à leurs cartes de leurs dépensiers. 

Comment remplir les informations requises pour vos transactions

1. Les champs obligatoires pour vos transactions seront accompagnés d'un astérisque rouge* appliqué
2. Si un reçu est requis, télécharger ou faire correspondre un reçu provenant de la boîte de réception des reçus
3. Si un code GL est requis, sélectionnez le code GL approprié. Vous voudrez peut-être confirmer auprès de votre administrateur le code GL approprié. 

Notifications appliquées aux politiques de soumission

1. Lorsqu'une carte est suspendue en raison d'une violation de la politique
2. Lorsqu'une carte n'est pas suspendue lorsqu'un dépensier remplit les informations requises pour ses transactions
3. Lorsqu'une police a été mise à jour (pour les titulaires de carte) 
4. Lorsqu'une transaction enfreint une politique