Configurer votre politique de soumission pour les remboursements vous permet de définir les informations que les employés doivent indiquer dans les demandes de remboursement. Vous pouvez configurer les exigences en matière de soumission, comme la capture de reçus, les codes du GL, les champs personnalisés et les codes fiscaux.
Configuration des politiques de soumission des remboursements
Vous pouvez naviguer vers vos politiques de soumission de remboursement en suivant les étapes ci-dessous :
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Paramètres > Politiques de soumission > Politiques de remboursement
Création de politiques de soumission de remboursements personnels
Vous pouvez créer plusieurs politiques de soumission de remboursements pour les dépenses personnelles engagées par les employés. Les utilisateurs doivent utiliser cette politique seulement pour les dépenses qui ne sont pas liées à des voyages d’affaires effectués avec des véhicules personnels. Nous disposons d’une politique de kilométrage distincte permettant aux utilisateurs de soumettre des demandes de remboursement pour les frais de voyage.
À noter : Les clients des plans Professionnel et Entreprise ont accès à plusieurs politiques de soumission. Les clients du plan Essentials disposent d’une politique de soumission de remboursement personnelle par défaut qui peut être modifiée.
Comment créer une politique de soumission des remboursements personnels :
- Naviguez vers Paramètres > Politiques de soumission > Politiques de remboursement > cliquez sur « Créer une nouvelle politique de remboursement »
- Donnez un nom et une description à la politique
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Décidez ce que vous attendez des utilisateurs lorsqu’ils soumettent un rapport :
- Vous pouvez choisir de rendre les options suivantes obligatoires, non obligatoires ou masquées :
- Reçus, descriptions, fournisseurs, codes GL, champs personnalisés (p. ex. classes QBO) et codes des impôts
- Vous pouvez choisir de rendre les options suivantes obligatoires, non obligatoires ou masquées :
- Cliquez sur « Enregistrer la politique »
Configuration des politiques de soumission de kilométrage
Cette politique concerne les frais kilométriques pour les voyages d’affaires effectués avec des véhicules personnels.
Pour permettre aux utilisateurs de soumettre des rapports de kilométrage, le kilométrage doit être activé dans les paramètres de remboursement et les tarifs kilométriques doivent être configurés. Veuillez consulter l’article du centre d’aide ci-dessous pour en savoir plus sur l’activation des tarifs kilométriques pour les remboursements :
Configuration des tarifs kilométriques pour les remboursements
Comment créer une politique de kilométrage (Professionnel et Entreprise seulement) :
- Allez dans Paramètres > Politique de soumission > Politiques de parcours milliaire
- Cliquez sur « Créer une nouvelle politique de parcours milliaire »
- Saisissez un nom et une description pour la politique
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Sélectionnez les éléments suivants que vous jugez nécessaires lors de la soumission d’un rapport de kilométrage :
- pièces jointes, description du voyage, application des codes GL, champs personnalisés
- Cliquez sur « Enregistrer la politique »
Modification d’une politique de soumission des remboursements
La politique de soumission des remboursements par défaut est automatiquement appliquée aux utilisateurs dans Float. Les clients des plans Professionnel et Entreprise disposent de la politique par défaut et peuvent également créer plusieurs autres politiques d’approbation des remboursements pour des équipes spécifiques.
Les clients du plan Essentials sont limités à une politique d’approbation des remboursements modifiable.
Veuillez consulter les étapes ci-dessous pour modifier une politique de soumission.
Comment modifier une politique de remboursement :
- Accédez à Paramètres > Politiques de soumission > Politiques de remboursement
- Sélectionnez la politique que vous souhaitez modifier > apportez les modifications souhaitées aux éléments que vous voulez que les utilisateurs incluent (p.ex. reçus, descriptions, codes GL, champs personnalisés, codes des impôts) >
- Cliquez sur « Enregistrer la politique »
Informations importantes sur les politiques de soumission
- Modifications de politique : les mises à jour des politiques de soumission s’appliqueront aux nouveaux rapports de remboursement soumis après que les changements ont été apportés. Les rapports soumis avant la sauvegarde des modifications suivront les exigences de la politique précédente.