L’intégration de Float à NetSuite simplifie la gestion des dépenses en synchronisant automatiquement vos rapports de remboursement dans NetSuite sous forme de factures de fournisseurs détaillées. Voici comment configurer l’intégration et comprendre le processus de synchronisation.
Étape 1 : Lier NetSuite
Commencez par lier NetSuite et Float. Cela peut être fait pour les comptes en $ CA et en $ US. Suivez les étapes décrites dans ce guide pour paramétrer la connexion.
Étape 2 : Configurer vos comptes créditeurs et vos comptes provisoires
La configuration de vos comptes créditeurs et de vos comptes provisoires est simple. Après avoir lié NetSuite, allez à Settings > Reimbursement Settings et configurez votre compte créditeur et votre compte provisoire.
- Le compte créditeur doit être de type « Accounts Payable ».
- Le compte provisoire doit être de type « Banque », « Autre actif à court terme », « Autre passif à court terme » ou « Crédit »
Étape 3 : Synchroniser les fournisseurs et configurer les renseignements bancaires
Une fois que NetSuite est lié à Float, vos fournisseurs synchroniseront automatiquement de NetSuite à Float. Cela inclut les utilisateurs configurés comme fournisseurs pour les remboursements, garantissant que tout est prêt pour qu’ils reçoivent des paiements. Consultez la section Mettre en correspondance les acheteurs avec les fournisseurs.
Pour recevoir des versements de remboursement directs, les utilisateurs doivent configurer leurs renseignements bancaires. Consultez la section Configurer les renseignements bancaires pour les versements de remboursement.
Étape 4 : Exporter les remboursements vers NetSuite
Une fois qu’un rapport de remboursement est approuvé, il passe à la section Ready to Review dans l’onglet Reimbursements. À cet endroit, vous pouvez revoir et mettre à jour le rapport pour vous assurer qu’il est correctement codé (p. ex. codes GL, étiquettes, codes fiscaux et fournisseur) afin de garantir une exportation réussie.
Remarque : Vous n’avez besoin d’attribuer le fournisseur synchronisé du demandeur à un rapport de remboursement qu’une seule fois. Ensuite, Float utilise automatiquement ce fournisseur pour tous les futurs rapports. Si vous mettez à jour les renseignements sur le fournisseur dans l’un de ses rapports, la version des renseignements mise à jour sera utilisée à partir de ce moment-là.
Vous pouvez exporter les remboursements à NetSuite de trois différentes façons :
- Utilisez le menu de l'ellipse (trois points) sur le côté droit d'un remboursement individuel et cliquez sur « export as unpaid » pour l'exporter.
- Cliquez sur un rapport pour l'ouvrir, puis cliquez sur le bouton « Export as Unpaid » pour exporter ce rapport seulement.
- Utilisez les cases à cocher pour sélectionner un ou plusieurs rapports de remboursement qui sont prêts pour l'exportation, puis cliquez sur le bouton « Export as unpaid ».
Si un rapport de remboursement n'est pas prêt pour l'exportation, le logo de NetSuite dans la colonne de synchronisation sera en gris et la tentative d'exporter le rapport produira un message d'erreur expliquant les mesures à prendre pour rendre l'exportation possible.
Une fois le rapport prêt pour l'exportation, le logo de NetSuite dans la colonne de synchronisation deviendra vert afin d'indiquer que le remboursement est prêt à être exporté.
Une fois le remboursement exporté, il est déplacé vers l’onglet « Unpaid » et une facture détaillée non réglée est créée dans NetSuite.
Étape 5 : Émettre les versements directs ou marquer les remboursements comme étant payés
Paiement depuis le solde Float (paiement direct) : Si vous avez programmé le paiement du remboursement dans Float, il passe dans l’onglet Payments et est payé depuis votre solde Float à la date prévue. Une fois payé, le remboursement est étiqueté comme réglé dans Float et déplacé vers l’onglet All Reports. La facture détaillée correspondante dans NetSuite est marquée comme étant réglée.
Consultez la section Paiements de remboursements.
Paiement de manière externe (marquer le paiement comme réglé) : Si vous réglez le remboursement de manière externe, vous devez marquer manuellement le rapport comme étant réglé dans Float et dans NetSuite. Cela peut être fait dans l’onglet Non réglée, après le processus de révision, ou dans l’onglet Paiements (si le remboursement était programmé pour le paiement, mais qu’il a été payé de manière externe). Une fois le rapport marqué comme étant réglé dans Float et déplacé à l'onglet All Reports, la facture doit aussi être marquée manuellement comme payée dans NetSuite (les remboursements marqués comme étant réglés ne sont pas automatiquement mis à jour dans NetSuite).
Consultez la section Marquer les rapports comme étant payés/impayés aux fins du remboursement.
Autre méthode : Exporter les remboursements sous la forme de fichiers CSV
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Exporter les données de remboursement :
- Vous pouvez exporter manuellement les rapports de remboursement de Float en utilisant le format CSV de l'onglet Unpaid. Consultez la section Exporter les remboursements sous la forme de fichiers CSV.
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Importer dans NetSuite :
- Utilisez le fichier CSV exporté pour importer les données de remboursement dans NetSuite.
- Suivez les procédures habituelles de NetSuite pour l’importation des données des dépenses et vérifiez que chaque élément est correctement lié au champ correspondant.