Les processus d’approbation permettent de définir le processus d’approbation des factures.
Avec ces politiques en place, les factures soumises pour approbation sont dirigées vers une ou plusieurs personnes chargées de l’approbation, conformément au flux de travail configuré. Les étapes d’approbation peuvent être conditionnelles, en fonction du montant de la facture. Si plusieurs politiques d’approbation sont configurées et disponibles, une politique en particulier peut être sélectionnée au moment de la soumission de la facture.
Remarque : Plusieurs processus d’approbation sont disponibles pour les clients ayant souscrit aux abonnements Professionnel et Entreprise de Float. L’abonnement Essentiel propose une politique d’approbation par défaut modifiable. Pour passer à l’abonnement Professionnel de Float, contactez-nous en soumettant une demande sur help.floatcard.com! Vous pourrez trouver plus de renseignements ici.
Processus d’approbation par défaut
Un processus d’approbation par défaut est automatiquement appliqué et il peut être modifié. Il s’agira de la seule processus d’approbation disponible pour les clients ayant souscrit à l’abonnement Essentiel.
Pour modifier la politique d’approbation par défaut, allez dans Paramètres > Politiques d’approbation > Approbation des factures > sélectionnez « Modifier » pour la politique d’approbation par défaut > enregistrez vos modifications. Voir : Modifier une politique d’approbation de facture
Créer une politique d’approbation de factures personnalisée
Les politiques d'approbation sont en vigueur dans les paramètres de votre compte. La création de nouvelles politiques d’approbation n’est pas disponible pour les clients ayant l’abonnement Essentiels. Pour créer une nouvelle politique d'approbation:
- Accédez à Paramètres > Politiques d’approbation > Approbation des factures
- Cliquez sur »Ajouter une politique d'approbation» dans le coin supérieur droit de la page
- Donnez un nom à la politique (p. ex. Dépenses marketing, Dépenses TI, etc.) Ce nom permet d’identifier le processus lors de la sélection d’un processus d’approbation pour une facture.
- Ajout de niveaux d’approbation :
- La première étape d’approbation s’applique par défaut aux factures dont le montant est supérieur à 0 $. Les étapes suivantes peuvent être appliquées ou non en fonction du montant de la facture.
- Pour ajouter une étape, cliquez sur « Ajouter un niveau » et, éventuellement, définissez le montant seuil concernant les factures pour ce niveau.
- Sélectionnez une ou plusieurs personnes chargées de l’approbation pour cette étape
- Seuls des approbateurs individuels peuvent être choisis pour le processus d’approbation de factures (les groupes chargés de l’approbation ne sont pas encore pris en charge).
- Cliquez sur « Sauvegarder » à gauche.
- Votre politique est créée et disponible pour être sélectionnée lors du processus d’approbation d’une facture.
Modifier un processus d’approbation de factures
- Allez dans Paramètres > Politiques d’approbation > Approbation des factures
- Cliquez sur « Modifier » concernant le processus d’approbation que vous souhaitez modifier
- Ajout de niveaux d’approbation :
- La première étape de l’approbation s’applique par défaut aux factures dont le montant est supérieur à 0 $. Les étapes suivantes peuvent être appliquées ou non en fonction du montant de la facture.
- Pour ajouter une étape, cliquez sur « Ajouter un niveau » et, éventuellement, définissez le montant seuil concernant les factures pour ce niveau.
- Sélectionnez une ou plusieurs personnes chargées de l’approbation pour cette étape
- Seuls des approbateurs individuels peuvent être choisis pour le processus d’approbation de factures (les groupes chargés de l’approbation ne sont pas encore pris en charge).
- Cliquez sur « Sauvegarder » à gauche.
La politique d’approbation mise à jour s'appliquera à toute nouvelle approbation de facture. Cette nouvelle politique d’approbation n’est pas appliquée aux factures qui ont été créées avant la ou les modifications.
Choisir un porcessus d’approbation pour une facture
Accédez à la page de la fonctionnalité de paiement de factures > dans la section « Brouillon », téléversez une nouvelle facture ou choisissez un brouillon de facture déjà existant > sous l’en-tête « Politique d’approbation », sélectionnez une politique dans le menu déroulant > vérifiez les renseignements sur la facture > cliquez sur le bouton « Demander une approbation » lorsque tout est prêt.