Les champs personnalisés sont une autre façon de catégoriser vos transactions dans Float! Les champs personnalisés offrent aux administrateurs et aux aides-comptables une plus grande flexibilité pour créer des catégories de transactions personnalisées afin de catégoriser et de suivre les dépenses.
Pour afficher vos champs personnalisés, allez dans Paramètres > Champs personnalisés en tant qu’administrateur ou commis comptable!
Créer des champs personnalisés
Si vous avez intégré Float dans votre système de comptabilité (QBO, Xero ou NetSuite), nous ajouterons automatiquement les classes, les catégories de suivi, les services, les emplacements et d'autres renseignements de ces systèmes en tant que champs personnalisés. Les utilisateurs de l’abonnement Professionnel ont également la possibilité de créer des champs personnalisés propres à Float, en plus des données de leur système comptable.
Si vous n’avez pas de système comptable intégré associé à Float, vous pouvez créer vos propres champs personnalisés.
Remarque : les champs personnalisés propres à Float créés par les clients Essentiels sont supprimés si une intégration comptable est ajoutée.
Comment créer des champs personnalisés
Vous pouvez créer un nouveau type de champ personnalisé en cliquant sur le bouton « + Add Custom Field » dans le coin supérieur droit de la page.
Vous serez invité à choisir le type de champ : sélection multiple (où les options apparaissent dans une liste déroulante), texte court (où une petite boîte texte sera visible) et texte long (où une boîte texte plus grande sera visible). Des champs de texte courts et longs personnalisés sont disponibles uniquement avec l’abonnement Professionnel.
Pour les champs personnalisés à sélection multiple, vous pouvez choisir les options précises que vous souhaitez offrir à vos employés.
Remarque 🛑 : Les champs personnalisés qui sont créés directement dans Float ne seront pas exportés dans votre logiciel de comptabilité (QBO, Xero, NetSuite). Si vous disposez d'une intégration comptable, veuillez créer le champ personnalisé équivalent (décrit ci-dessous) dans votre logiciel comptable et le synchroniser avec Float.
Modifier, masquer et supprimer les champs personnalisés
- Les options de champs personnalisés peuvent être modifiées à tout moment en cliquant sur le bouton
à côté de l'option que vous souhaitez modifier.
- Les options peuvent être supprimées en cliquant sur le bouton «Delete ».
- Les administrateurs et les aides-comptables peuvent également masquer des options pour empêcher les dépensiers de les utiliser pour catégoriser les transactions en cliquant sur l'icône
à côté des options.
- Les options masquées sont barrées et présentent l'icône d'invisibilité.
Champs personnalisés avec intégration comptable
Float s'intègre directement à QuickBooks Online (QBO), Xero et NetSuite. Pour les comptes qui ont une intégration comptable active, la plupart des caractères et catégories comptables sont importés directement à partir de votre logiciel de compte. Si vous créez les champs personnalisés directement dans Float, ils ne seront pas exportés dans votre logiciel comptable.
Les champs personnalisés que nous prenons en charge sont les suivants :
- QBO : Classes, clients et projets
- Xero : Suivre les catégories
- NetSuite : Classes, services, emplacements et tout segment personnalisé que vous créez
L'automatisation grâce aux champs personnalisés
Une fois que les champs personnalisés ont été créés ou synchronisés avec Float, tous les utilisateurs de votre compte peuvent commencer à catégoriser les transactions avec ces champs personnalisés. Les administrateurs et les aides-comptables peuvent également restreindre les champs personnalisés visibles au moyen d'une politique de soumission.
Le processus de catégorisation des transactions avec des champs personnalisés peut également être automatisé pour chaque commerçant et/ou carte.
Règles de transaction
Les administrateurs et les aides-comptables peuvent créer de nouvelles règles pour les commerçants normalisés qui catégorisent automatiquement toutes les transactions de ces commerçants à l'aide de renseignements comptables précis. Pour ce faire:
- Accédez à la page «Comptabilité» dans la barre latérale gauche
- Cliquez sur « Gérer les règles de transaction» dans le coin supérieur droit
- Cliquez sur «+ Créer un nouveau »
- Sélectionnez le commerçant pour qui vous souhaitez créer la règle, remplissez les champs personnalisés et cliquez sur Enregistrer!
Une fois qu'une règle de transaction a été créée, toutes les nouvelles transactions effectuées avec ce commerçant seront automatiquement classées selon les champs personnalisés sélectionnés.
Automatisation des cartes
Pour automatiser la catégorisation des transactions avec les champs personnalisés pour vos cartes, allez à la page Carte de cette carte précise. Cliquez sur le champ des champs personnalisés dans la section « Accounting automation » et ajoutez l'option désirée.
Une fois les paramètres configurés, toutes les nouvelles transactions de la carte seront automatiquement codées avec l'option de champ personnalisé sélectionnée.
N'hésitez pas à contacter support@floatfinancial.com ou à cliquer sur le bouton «Parler à l'assistance {5} » dans votre compte Float et nous serions ravis de vous aider !